راه‌اندازی دبیرخانهٔ ابرک با ساخت «دفتر» شروع می‌شود. تنظیم‌های شماره‌گذاری دفتر پس از صدور اولین شماره قفل می‌شوند، پس پیش از اولین نامه آن‌ها را با دقت بازبینی کنید.
گام ۱ — دفتر را بسازید
منوی پیکربندی ← دفاتر ← جدید: نام، کد یکتا در شرکت (مثلاً AF)، شرکت، جهت‌های مجاز (وارده، صادره، داخلی)، بیشترین سطح محرمانگی و محرمانگی پیش‌فرض، و اینکه نامه‌ها تأیید یا امضا لازم دارند یا نه.
گام ۲ — شماره‌گذاری و سال شمسی
تب شماره‌گذاری: نوع تقویم (برای شرکت ایرانی هجری شمسی)، منطقهٔ زمانی، الگوی شماره با نشانه‌های {code}، {dir}، {year} و {seq}، طول شمارنده و کدهای وارده/صادره/داخلی. «نمونهٔ شماره» اولین شمارهٔ صادرهٔ سال جاری را با همین الگو نشان می‌دهد. شمارنده سر نوروز به وقت تهران از نو شروع می‌شود.
گام ۳ — نقش‌ها
تب افراد: دبیران (ثبت، ارجاع، ارسال)، اعضا (خوانندهٔ نامهٔ عادی)، خوانندگان محرمانه، بایگانان، حسابرسان و مدیران دفتر. نامهٔ خیلی محرمانه فقط برای کسانی دیده می‌شود که در آن مشارکت دارند (ارجاع، امضا یا طرف داخلی). داشتن دو گروه دسترسی را جمع نمی‌کند و مدیر فنی سامانه به‌خاطر نقش فنی‌اش متن نامه را نمی‌بیند.
گام ۴ — نمایندگی
برای غیبت‌ها، در پیکربندی ← نمایندگی‌ها جانشین، بازهٔ دقیق، دفترها و بیشترین سطح محرمانگی را تعیین کنید. هر اقدام جانشین با دو نام ثبت می‌شود و پس از پایان بازه هیچ دسترسی باقی نمی‌ماند.
گام ۵ — دریافت و استعلام
تب دریافت: ایمیل دفتر، فرم دریافت عمومی (به‌طور پیش‌فرض خاموش) با سقف ارسال در ساعت، «پیوند جدید» که پیوند قبلی را باطل می‌کند، و QR استعلام اصالت با امکان ابطال و انقضا.
گام ۶ — سربرگ و زبان نامه
تب سربرگ: «زبان نامه» زبان، تقویم و جهت PDF رسمی را تعیین می‌کند؛ برای شرکت ایرانی فارسی و راست‌به‌چپ با تاریخ شمسی.
گام ۷ — پیش از بهره‌برداری دسترسی را امتحان کنید
با یک کاربر عضو دفتر، یک کاربر هم‌شرکت غیرعضو و یک کاربر شرکت دیگر، یک نامهٔ عادی، یک محرمانه و یک خیلی محرمانه را جست‌وجو، باز و دانلود کنید. تعطیلات رسمی را در تقویم کاری شرکت وارد کنید تا مهلت‌ها درست حساب شوند.
