دبیرخانه و مکاتبات

دبیرخانه و مکاتبات ابرک، ثبت نامه و پیگیری کار مربوط به آن را در اودوو (Odoo) کنار هم می‌گذارد. هر نامهٔ وارده، صادره یا داخلی در دفتر شرکت خودش شمارهٔ رسمی و تاریخ شمسی می‌گیرد؛ اصل سند، نسخهٔ مورد تأیید، ارجاع‌ها و نتیجهٔ ارسال به همان پرونده متصل می‌مانند تا هر کس بداند چه کاری، تا چه زمانی و روی کدام نسخه باید انجام دهد.

مشکل: نامه یک جا ثبت می‌شود، کارِ آن جای دیگر

در بیشتر سازمان‌ها دفتر اندیکاتور یک نرم‌افزار جداست و کار واقعی — پاسخ به مشتری، پیگیری قرارداد، تیکت پشتیبانی — جای دیگری انجام می‌شود. نتیجه را همه می‌شناسند: کارشناسی که نمی‌داند نامه چرا به او رسیده، مهلتی که کسی یادش نیست، نسخه‌ای که بعد از تأیید مدیر عوض شده و معلوم نیست کدام نسخه امضا شده، و پاسخ «ارسال شد» که هیچ‌کس نمی‌داند یعنی رسید یا فقط از دفتر بیرون رفت.

دبیرخانهٔ ابرک سامانهٔ موازی نمی‌سازد؛ نامه را به همان اودوویی می‌آورد که کار روزانه در آن انجام می‌شود. فایل در مخزن فایل اودوو می‌ماند، ارجاع همان «فعالیت» اودوو است، تأیید در اپ تأییدها و امضا در اپ امضای اودوو انجام می‌شود.

شمارهٔ رسمی که تکرار نمی‌شود

• دفتر جدا برای هر شرکت با کد و الگوی شماره، مثل AF-1405-O-0013؛ شمارندهٔ جدا برای وارده، صادره و داخلی.
• سال دفتر به تقویم شمسی که سر نوروز به وقت تهران از نو شروع می‌شود؛ ذخیرهٔ تاریخ‌ها استاندارد است.
• ثبت هم‌زمان و دوبارکلیک شمارهٔ تکراری نمی‌سازد و شمارهٔ نامهٔ باطل‌شده به نامهٔ دیگری داده نمی‌شود.
• شمارهٔ تاریخی نامه‌های سامانهٔ قبلی هنگام انتقال سوابق جدا حفظ می‌شود و با شمارهٔ تازهٔ دفتر قاطی نمی‌شود.

ارجاع روی کارتابل همان اودوو

• ارجاع برای اقدام، تهیهٔ پاسخ، بازبینی یا اطلاع به فرد یا واحد، با «مسئول اصلی» و مهلتی که با تقویم کاری و تعطیلات شرکت حساب می‌شود.
• «چرا این نامه در کارتابل من است؟» بالای هر نامه می‌گوید چه کسی، با چه هدفی و تا چه مهلتی (به تاریخ شمسی) نامه را سپرده است.
• سابقهٔ ارجاع می‌ماند حتی بعد از انجام کار؛ توقف و تمدید مهلت با علت ثبت می‌شود و هر ارجاع سررسیده فقط یک بار اعلام می‌شود.
• نمایندگی زمان‌دار با دفتر و سقف محرمانگی مشخص؛ کار جانشین با نام خودش و «از طرف» ثبت می‌شود.

نسخه‌ای که تأیید و امضا شده، همان نسخه‌ای است که می‌رود

ثبت رسمی، «نسخهٔ ۱» نامه را می‌سازد: PDF فارسی راست‌به‌چپ با شماره، تاریخ شمسی و QR استعلام اصالت، به‌همراه اثرانگشت دیجیتال (SHA-256). درخواست تأیید و امضا به همین نسخه بسته است. اگر متن، گیرنده یا فایل بعد از تأیید عوض شود، ارسال تا ساخت نسخهٔ تازه و تأیید و امضای تازه بسته می‌ماند؛ تأیید قدیمی هرگز نسخهٔ جدید را آزاد نمی‌کند. بعد از ارسال، اصلاح فقط با «نامهٔ اصلاحیه» مرتبط انجام می‌شود.

ارسال با رسید صادقانه

برای هر گیرنده بستهٔ جداگانه‌ای با پیوست‌های مجاز خودش ساخته می‌شود و «بررسی پیش از ارسال» مشکلات را پیش از فرستادن نشان می‌دهد. کانال‌ها: ایمیل، پیوند اختصاصی گیرنده، اعلان پیامکی از طریق هاب اعلان ابرک، داخلی، و پست و پیک با ثبت تحویل. وضعیت‌ها از هم جدا ثبت می‌شوند: در صف، پذیرفته‌شده توسط کانال، تحویل‌شده، خوانده‌شده و اعلام وصول. وقتی نتیجه روشن نیست، «نامعلوم» می‌ماند تا کسی بررسی کند و ارسال خودکار تکرار نمی‌شود.

دسترسی به اندازهٔ مسئولیت

دیدن نامه به شرکت، دفتر، نقش در دفتر، سطح محرمانگی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه) و ارجاع بستگی دارد و در فهرست، جست‌وجو، گزارش، دانلود فایل و API یکسان اعمال می‌شود. کاربر شرکت دیگر، حتی دبیر یا مدیر، نامه‌ها را نمی‌بیند و مدیر فنی سامانه به‌خاطر نقش فنی‌اش متن نامه را نمی‌بیند. نامهٔ محرمانه با ایمیل گفت‌وگو بیرون نمی‌رود.

دریافت از بیرون، بایگانی و شواهد

• فرم دریافت نامه روی سایت شما با کد رهگیری، ایمیل دفتر و API؛ همهٔ دریافتی‌ها تا پذیرش دبیر در صف بررسی می‌مانند و فایل‌ها پیش از ورود کنترل می‌شوند.
• بایگانی فیزیکی و دیجیتال: محل اصل کاغذی، امانت و بازگشت، سیاست نگهداری، دستور نگهداری قانونی و امحای دونفره.
• بستهٔ شواهد با فهرست فایل‌ها، اثرانگشت هر فایل و سوابق ممیزی مجاز؛ و انتقال سوابق قدیمی از CSV، اکسل یا ZIP با اجرای آزمایشی پیش از ورود.

سه گام کار

1. ثبت: موضوع، دفتر، طرف مکاتبه و متن یا فایل کافی است؛ بقیه مرحله‌به‌مرحله.
2. سپردن: ثبت رسمی و ارجاع برای اقدام، تأیید یا امضا به فرد مجاز.
3. پیگیری: نتیجهٔ ارسال، پاسخ و مهلت‌ها از همان پرونده.

آموزش گام‌به‌گام

• دبیرخانه در اودوو چیست و چه چیزهایی را پوشش می‌دهد
• آموزش ثبت نامهٔ وارده و ارجاع
• آموزش نامهٔ صادره: ثبت، تأیید، امضا و ارسال
• بایگانی، امانت، دستور نگهداری و امحا
• راه‌اندازی دفتر، الگوی شماره و نقش‌ها

پیش‌نیاز و محدودیت‌ها

• روی اودوو ۱۹ ابرک کار می‌کند. اگر اپ‌های اسناد، تأییدها، امضا یا هاب اعلان را هم داشته باشید، اتصال دبیرخانه به آن‌ها خودکار فعال می‌شود.
• تبادل الکترونیکی بین‌دستگاهی (ECE)، اتصال فکس، OCR و پیشنهاد هوش مصنوعی در این نسخه نیستند.
• امضای Odoo Sign و تصویر امضا به‌خودی‌خود «امضای الکترونیکی مطمئن» قانونی نیستند؛ اتصال به ارائه‌دهندهٔ امضای مطمئن هنوز ساخته نشده است.
• متن PDF قابل انتخاب است ولی کپی‌کردن متن فارسی از آن کامل نیست؛ جست‌وجو روی اطلاعات خود نامه در سامانه انجام می‌شود.

برای مقایسه با راهکارهای دیگر: ابرک و تسهیل‌گستر.