ترتیب درست یک نامهٔ صادره در دبیرخانهٔ ابرک این است: پیش‌نویس، ثبت رسمی، تأیید، امضا، بستهٔ ارسال برای هر گیرنده، ارسال و رسید، و در پایان ختم و بایگانی. شماره پیش از تأیید و امضا روی سند می‌نشیند و بعد از امضا چیزی به PDF اضافه نمی‌شود.
گام ۱ — پیش‌نویس
منوی ثبت نامه ← نامهٔ صادره. دفتر و موضوع را بنویسید و در جدول طرف‌ها گیرندهٔ اصلی و در صورت نیاز رونوشت و رونوشت پنهان را اضافه کنید. کانال هر گیرنده جداست: ایمیل، پیوند اختصاصی، اعلان، داخلی یا پست و پیک و تحویل حضوری. متن را در ویرایشگر بنویسید؛ نشانه‌هایی مثل {{ recipient }} و {{ number }} هنگام ساخت نسخه با نام گیرنده و شمارهٔ نامه جایگزین می‌شوند و هیچ عبارت دیگری اجرا نمی‌شود. امضاکننده را تعیین کنید.
گام ۲ — ثبت رسمی و PDF شماره‌دار
ثبت رسمی نامه شماره و تاریخ رسمی را می‌گیرد و «نسخهٔ ۱» را می‌سازد: PDF فارسی راست‌به‌چپ با شماره، تاریخ شمسی، QR استعلام اصالت و اثرانگشت SHA-256. زبان، تقویم و جهت این PDF از تنظیم «زبان نامه» دفتر می‌آید، نه از زبان کسی که دکمه را زده است.
گام ۳ — تأیید و امضا روی همان نسخه
اگر دفتر تأیید یا امضا لازم دارد، درخواست تأیید در اپ تأییدهای اودوو و درخواست امضا در اپ امضای اودوو برای همان نسخه ساخته می‌شود. در تب «تأیید و امضا» وضعیت هر نسخه جدا دیده می‌شود.
اگر بعد از تأیید، متن را عوض کنیم چه می‌شود؟
پیام «محتوا پس از تأیید تغییر کرده است؛ نسخه فعلی به تأیید مجدد نیاز دارد» ظاهر می‌شود و ارسال بسته می‌ماند. ساخت نسخهٔ جدید بزنید؛ درخواست‌های تأیید و امضای معلق نسخهٔ قبل لغو می‌شوند و تأیید یا امضای قدیمی هرگز نسخهٔ تازه را آزاد نمی‌کند. بعد از ارسال، متن عوض نمی‌شود و باید نامهٔ اصلاحیه ساخت که به نامهٔ اصلی پیوند دارد.
گام ۴ — آماده‌سازی ارسال و بررسی پیش از ارسال
آماده‌سازی ارسال برای هر گیرنده یک ردیف با کانال و نشانی می‌سازد و «بررسی پیش از ارسال» مشکلات را فهرست می‌کند: گیرندهٔ بدون ایمیل، پیوست بزرگ، نامهٔ خیلی محرمانه با ایمیل، یا رونوشت پنهان. هر گیرنده فقط پیوست‌های مجاز خودش را می‌گیرد.
پذیرفته‌شده با تحویل‌شده چه فرقی دارد؟
- در صف: به کانال سپرده شد.
- پذیرفته‌شده: کانال (سرور ایمیل یا حامل) آن را گرفت؛ هنوز تحویل نیست.
- تحویل‌شده: رسید تحویل ثبت شده است.
- خوانده‌شده / اعلام وصول: گیرنده پیوند را باز کرد یا دریافت را تأیید کرد.
- نامعلوم: نتیجه روشن نیست. دوباره نفرستید؛ در سامانهٔ کانال بررسی کنید و «کانال آن را پذیرفته است» یا «ارسال نشد» را با توضیح ثبت کنید. فقط بعد از «ارسال نشد» تلاش دوباره فعال می‌شود.
برای ارسال پستی: پس از سپردن به پیک «تحویل به حامل» و پس از رسید «ثبت تحویل».
