نقش «بایگان» و «حسابرس» در دبیرخانهٔ ابرک برای هر دفتر جدا تعیین می‌شود. بایگان محل اصل و امانت را نگه می‌دارد و نگهداری و امحا را اداره می‌کند؛ حسابرس سوابق ممیزی همان دفتر را می‌بیند و بستهٔ شواهد می‌سازد.
محل اصل کاغذی و امانت را کجا ثبت کنیم؟
در تب بایگانی هر نامه: نوع اصل (اصل کاغذی، رونوشت کاغذی یا فقط دیجیتال)، محل نگهداری (اتاق، کمد، قفسه، جعبه) و بارکد. برای امانت یک ردیف با امانت‌گیرنده و موعد بازگشت بسازید؛ هر اصل در هر لحظه فقط یک امانت باز دارد و هنگام بازگشت ثبت بازگشت اصل را بزنید. منوی بایگانی ← اصول در امانت امانت‌های باز و سررسیده را نشان می‌دهد.
سیاست نگهداری و دستور نگهداری چه فرقی دارند؟
سیاست نگهداری (پیکربندی ← سیاست‌های نگهداری) مدت و مبدأ آن را تعیین می‌کند؛ سامانه مدت پیش‌فرض عمومی ندارد و مدت را سازمان تصویب می‌کند. دستور نگهداری به دلیل حقوقی، هر امحایی را متوقف می‌کند و صدور و برداشتنش هر دو علت می‌خواهند.
امحا چگونه انجام می‌شود؟
سه گام و دو نفر: پیشنهاد امحا پس از پایان مدت سیاست، تأیید امحا توسط فرد دیگر و سپس امحای محتوا. شماره، تاریخ و سابقهٔ ممیزی می‌مانند؛ متن، فایل‌ها و گفت‌وگوی نامه پاک می‌شوند. امحا نسخه‌های پشتیبان گذشته را پاک نمی‌کند؛ چرخهٔ پشتیبان در سیاست استقرار تعریف می‌شود.
حسابرس چه چیزی را می‌بیند؟
گزارش‌ها ← سوابق ممیزی: زمان، رویداد، انجام‌دهنده، «از طرف» (در نمایندگی)، علت، نامه و نسخه. رمز، توکن و متن نامه در ممیزی ذخیره نمی‌شود. رویدادها از رابط و API قابل ویرایش یا حذف نیستند؛ این ادعا دربارهٔ مدیر پایگاه‌داده نیست.
بستهٔ شواهد
روی یک یا چند نامه بستهٔ شواهد بزنید: فایل ZIP شامل فهرست نامه‌ها و نسخه‌ها با اثرانگشت SHA-256 هر فایل، فایل‌ها و PDFهای مجاز و رویدادهای ممیزی‌ای که اجازهٔ دیدنشان را دارید. مقادیر CSV طوری نوشته می‌شوند که در اکسل اجرا نشوند.
