اسناد ابرک، ماژول رسمی Documents اودوو است: مرکز مدیریت اسناد سازمانی با ورکفلو درخواست مدرک، ادغام با همهٔ ماژولها و جایگزینی کامل درایوهای پراکنده.
تعریف مرجع: از درایو اشتراکی تا سیستم مدیریت اسناد
درایو اشتراکی فقط فایل نگه میدارد؛ سامانهٔ مدیریت اسناد سه چیز بیشتر میدهد: ساختار هوشمند (اسناد به رکوردهای کسبوکار وصلاند — قرارداد روی پروندهٔ مشتری، نقشه روی محصول)، گردشکار (درخواست، بررسی، تأیید، نسخهبندی) و دسترسی سطحبندیشده. نتیجه: پاسخ به «آخرین نسخهٔ قرارداد X کجاست؟» همیشه یک کلیک است.
ورکفلو درخواست مدرک (Request)
قابلیت متمایز این ماژول: HR میتواند از کارمند «کارت ملی جدید» بخواهد؛ مالی از مشتری «مدرک ثبت شرکت»؛ و کارمند مستقیم از داخل صفحهٔ خودش آپلود کند — بدون ایمیل رفتوبرگشتی. درخواستهای معوق هم گزارش میشوند.
قابلیتهای کلیدی
قابلیتهای کلیدی
- فضاهای کاری موضوعی — سازماندهی بر اساس دپارتمان/پروژه/نوع سند
- درخواست مدرک — چرخهٔ کامل درخواست ← آپلود ← تأیید، از هر ماژول
- نسخهبندی — تاریخچهٔ تغییرات هر فایل با امکان بازیابی
- ادغام با رکوردها — قرارداد روی مشتری، نقشه روی محصول، ضمیمهٔ حقوقی روی کارمند
- امضای الکترونیک — ارسال مستقیم به Sign
- جستجوی تماممتن — یافتن محتوای داخل اسناد، نه فقط نام فایل
یکپارچگی با اکوسیستم اودوو
- ضمیمهٔ خودکار اسناد تولیدی: فاکتورهای حسابداری و رسیدهای بارکد
- مدارک کارکنان در HR و نقشهها در PLM
- آرشیو امضاشدههای Sign
پیادهسازی گامبهگام در ابرک
- طراحی فضاهای کاری: ساختار پوشهها مطابق سازمان.
- تنظیم دسترسیها: چه کسی چه فضایی را ببیند/ویرایش کند.
- مهاجرت فایلهای موجود: ورود گروهی از درایوهای فعلی.
- راهاندازی درخواستها: برای مدارک تکرارشونده.
- فرهنگ لینک بهجای پیوست: اسناد از این پس در خود سیستم زندگی میکنند.
شاخصهای کلیدی عملکرد پس از استقرار
- زمان یافتن سند: از چند دقیقه جستجو به ثانیهها
- درخواستهای معوق: پایش و بستن آنها
- حجم حذفشده از ایمیل: پیوستهایی که دیگر ارسال نمیشوند
مقایسه: روش سنتی در برابر راهکار اودوو
| معیار | روش بدون این ماژول | با ماژول در ابرک |
|---|---|---|
| نسخهٔ صحیح سند | حدس میان v2-final-final | نسخهبندی رسمی |
| دسترسی خروجیهای جدید | باید دستی داده شود | وارث از رکورد |
چرا ابرک؟ رقبای ما اینجا هم نمیرسند
این قابلیت بخشی از هستهٔ رسمی اودو است؛ اما سه تفاوت ابرک با رقبا چیزی است که هیچکدامشان ارائه نمیکنند:
- اولین استقرار واقعی اودو ۱۹ در ایران: وقتی اکثر رقبا هنوز روی نسخههای قدیمیتر کار میکنند، ابرک نسخهٔ ۱۹ — جدیدترین نسل اودو — را کاملاً بومیشده اجرا میکند؛ یعنی از روز اول، آخرین قابلیتها و مسیر ارتقای آینده در دست شماست.
- دیتابیس اختصاصی، نه اشتراکی: فضای کاری شما روی یک دیتابیس کاملاً مستقل و اختصاصی اجرا میشود؛ نه یک جدول مشترک در میان انبوه کاربران دیگر. جداسازی در سطح خودِ دیتابیس است، بالاترین لایهٔ ایزولاسیون ممکن.
- مالکیت داده با شماست: اطلاعات مشتریان شما دست هیچکس نیست — حتی ما. دادههایتان مال شماست و در هر لحظه میتوانید نسخهٔ کامل پشتیبانِ دیتابیس اختصاصیتان را دریافت کنید.
و در کنار همهٔ اینها: رابط فارسی، تقویم جلالی، واحد پول ریالی و میزبانی داخل ایران.
پرسشهای پرتکرار دربارهی اسناد
اپ اسناد اودوو چه کاری انجام میدهد؟
اپ اسناد (Documents) بایگانی دیجیتال سازمان شماست: فایلها در فضاهای کاری ساختیافته نگهداری میشوند، برچسب میخورند، قابل جستوجو هستند و میتوانند وارد جریان تأیید شوند. بهجای پوشههای پراکنده و پیامرسانها، همهی مدارک شرکت یک خانهی واحد دارند.
آیا اپ اسناد با بقیهی اپهای اودوو یکپارچه است؟
بله. اسناد با حسابداری، منابع انسانی و پروژه یکپارچه است؛ مثلاً فاکتور دریافتی مستقیم از فضای کاری اسناد به سند حسابداری تبدیل میشود و مدارک پرسنلی به پروندهی کارمند متصل میماند.
قیمت اپ اسناد در ابرک چقدر است؟
اپ اسناد داخل پلنهای ابرک است و هزینهی جداگانه ندارد. پلن استاندارد از حدود ۴۹۰ هزار تومان به ازای هر کاربر در ماه شروع میشود و با پلن تکاپ رایگان میتوانید یک اپ را با کاربر نامحدود برای همیشه رایگان استفاده کنید.
دادهها و فایلهای ما کجا نگهداری میشود؟
همهی دادهها و فایلها روی زیرساخت ابرک داخل ایران میزبانی میشوند. دسترسی با سطوح کاربری کنترل میشود و نسخهی پشتیبان روزانه گرفته میشود.
آیا میتوانم اسناد را از سیستم قبلی منتقل کنم؟
بله. فایلها را میتوان بهصورت گروهی بارگذاری کرد و با برچسب و فضای کاری سازمان داد. برای مهاجرت حجیم، تیم ابرک در فرایند راهاندازی کمک میکند.
با این اپ رایگان فعال میشود
اپهای مرتبط
