هزینهها ابرک، ماژول رسمی Expenses اودوو است: کارمند رسید هزینه را با عکس از موبایل ثبت میکند، مدیر تأیید میکند، مالی آن را به مشتری یا حقوق منتقل و پرداخت میکند — کل چرخهٔ هزینه بدون کاغذ.
تعریف مرجع: چرخهٔ هزینهٔ کارکنان
هزینهٔ کارکنان (سفر، پذیرایی، خرید موردی) سه طرف دارد: کارمندِ پرداختکننده، مدیرِ تأییدکننده و واحد مالیِ پردازنده. چرخهٔ کاغذی معمولاً چند هفته طول میکشد و محل نارضایتی دوطرفه است. Expenses این چرخه را دیجیتال و سریع میکند: عکس رسید همان لحظه ثبت است، OCR مبلغ را میخواند، تأیید در اپ انجام میشود و پرداخت تجمیعی در لیست حقوق یا مستقیم انجام میگیرد.
قواعد، نه اعتماد کور
سقف هر دسته هزینه (مثلاً شام ۵۰۰ هزار)، الزام مدارک بالای مبلغ مشخص، و دستهبندی مالیاتی — همه بهصورت سیاست تعریف میشود تا کنترل قبل از پرداخت اتفاق بیفتد نه بعد از آن.
قابلیتهای کلیدی
قابلیتهای کلیدی
- ثبت با عکس رسید — از موبایل؛ تشخیص خودکار مبلغ و تاریخ
- گردشکار تأیید چندسطحی — مدیر مستقیم سپس مالی، طبق سقفها
- بازخریداری به مشتری — هزینهٔ پروژهای مستقیم به فاکتور مشتری اضافه میشود
- پرداخت تجمیعی — جمع هزینههای تأییدشده در لیست حقوق
- دستهبندی مالیاتی — تفکیک هزینههای قابل قبول مالیاتی
- گزارش تحلیل هزینه — کدام واحد/پروژه بیشترین هزینه را دارد
یکپارچگی با اکوسیستم اودوو
- پرداخت از طریق لیست حقوق یا مستقیم در حسابداری
- فاکتورشدن هزینهٔ پروژه با پروژه و ساعتکاری
- پیشپرداخت سفر با تأییدیه
پیادهسازی گامبهگام در ابرک
- تعریف دستهها و سقفها: سیاست هزینهای سازمان بهصورت پارامتر.
- آموزش ثبت موبایلی: کارمندان با یک بار استفاده یاد میگیرند.
- تنظیم گردش تأیید: مدیر مستقیم و نقش مالی.
- اجرای دورهٔ آزمایشی: یک ماه فقط هزینههای سفر.
- گزارشگیری: تحلیل الگوی هزینهها و اصلاح سیاست.
شاخصهای کلیدی عملکرد پس از استقرار
- زمان پرداخت هزینه: از ثبت تا واریز به کارمند
- نرخ رد به دلیل نقض سیاست: کیفیت رعایت قواعد
- هزینه به ازای هر پروژه: شفافیت سودآوری پروژهها
مقایسه: روش سنتی در برابر راهکار اودوو
| معیار | روش بدون این ماژول | با ماژول در ابرک |
|---|---|---|
| ثبت رسید | جمعآوری کاغذ آخر ماه | عکس همان لحظه |
| زمان واریز | ۲–۴ هفته | چند روز |
| شفافیت برای پروژهها | ندارد | اتصال مستقیم |
چرا ابرک؟ رقبای ما اینجا هم نمیرسند
این قابلیت بخشی از هستهٔ رسمی اودو است؛ اما سه تفاوت ابرک با رقبا چیزی است که هیچکدامشان ارائه نمیکنند:
- اولین استقرار واقعی اودو ۱۹ در ایران: وقتی اکثر رقبا هنوز روی نسخههای قدیمیتر کار میکنند، ابرک نسخهٔ ۱۹ — جدیدترین نسل اودو — را کاملاً بومیشده اجرا میکند؛ یعنی از روز اول، آخرین قابلیتها و مسیر ارتقای آینده در دست شماست.
- دیتابیس اختصاصی، نه اشتراکی: فضای کاری شما روی یک دیتابیس کاملاً مستقل و اختصاصی اجرا میشود؛ نه یک جدول مشترک در میان انبوه کاربران دیگر. جداسازی در سطح خودِ دیتابیس است، بالاترین لایهٔ ایزولاسیون ممکن.
- مالکیت داده با شماست: اطلاعات مشتریان شما دست هیچکس نیست — حتی ما. دادههایتان مال شماست و در هر لحظه میتوانید نسخهٔ کامل پشتیبانِ دیتابیس اختصاصیتان را دریافت کنید.
و در کنار همهٔ اینها: رابط فارسی، تقویم جلالی، واحد پول ریالی و میزبانی داخل ایران.
پرسشهای پرتکرار دربارهی هزینهها
اپ هزینههای اودوو چطور کاغذبازی را حذف میکند؟
کارمند هزینه را با عکس رسید از موبایل ثبت میکند، مدیر آنلاین تأیید میکند و سند حسابداری بهصورت خودکار ثبت میشود. هیچ فرم کاغذی، امضای فیزیکی یا رسید گمشدهای در کار نیست و وضعیت هر هزینه در هر لحظه قابل پیگیری است.
آیا تاریخ هزینهها شمسی ثبت میشود؟
بله. روی پلتفرم ابرک با افزونهی تقویم شمسی حرفهای، تاریخ ثبت هزینه، گزارشها و فیلترها بهصورت جلالی است و مبالغ به ریال ایران ثبت میشود. رابط کاربری نیز کاملاً فارسی و راستبهچپ است.
هزینهی استفاده از این اپ چقدر است؟
اپ هزینهها در پلنهای مبتنی بر کاربر ابرک گنجانده شده و هزینهی جداگانه ندارد؛ پلن استاندارد از حدود ۴۹۰ هزار تومان بهازای هر کاربر در ماه شروع میشود. پلن تکاپ رایگان نیز استفاده از یک اپ با کاربر نامحدود را ممکن میکند.
آیا هزینههای پروژه را میتوان به مشتری فاکتور کرد؟
بله. هزینههای قابل انتقال مانند ایابوذهاب یا اقامت پروژه را میتوان به سفارش فروش مشتری متصل کرد تا در فاکتور نهایی لحاظ شود. همچنین با حسابهای تحلیلی، بهای تمامشدهی واقعی هر پروژه قابل محاسبه است.
آیا مدیر میتواند هزینهها را قبل از ثبت مالی کنترل کند؟
بله. هر هزینه ابتدا به مدیر مستقیم میرسد و او با دیدن جزئیات و تصویر رسید، آن را تأیید یا با ذکر دلیل رد میکند. فقط هزینههای تأییدشده به حسابداری میرسند و برای دستههای هزینه میتوان قیمت مرجع تعیین کرد.
