از بخش کاربران در تنظیمات، برای هر همکار یک کاربر جدا بسازید. از اشتراک حساب بین چند نفر پرهیز کنید، چون ردیابی تغییرها غیرممکن می‌شود.

برای هر کاربر سطح دسترسی هر برنامه را مشخص کنید. معمولاً سه حالت داریم: بدون دسترسی، کاربر و مدیر. مثلاً حسابدار در حسابداری مدیر است و در انبار فقط مشاهده دارد.

اگر چند نفر نقش یکسان دارند، یک الگوی دسترسی بسازید و برای همه استفاده کنید. با این کار تغییر دسترسی ساده‌تر و خطا کمتر می‌شود.

دسترسی‌ها را دوره‌ای مرور کنید، مخصوصاً هنگام ورود و خروج کارکنان. کاربری که همکاری‌اش تمام شده، غیرفعال شود، نه اینکه حذف شود، تا سابقهٔ کارش در سیستم بماند.

بالاترین سطح دسترسی را فقط به تعداد محدودی از افراد معتمد بدهید.