در این بحث فقط ثبت داخلی اطلاعات مطرح است، نه ارسال به سازمان مالیاتی. هدف این است که داده‌های فاکتور از ابتدا کامل و قابل‌گزارش باشند.

نخست مشخصات خریدار را کامل نگه دارید: نام یا عنوان حقوقی، شناسهٔ ملی یا شمارهٔ اقتصادی و نشانی. سپس برای هر کالا یا خدمت، نرخ مالیات درست را روی ردیف تنظیم کنید. اگر کالایی معاف است، نرخ صفر یا معافیت را جدا تعریف کنید تا با نرخ عادی قاطی نشود.

مبلغ بدون مالیات، مالیات و مبلغ کل باید در سه ستون جدا دیده شوند. تخفیف‌ها را روی ردیف ثبت کنید، نه با تغییر قیمت، تا پایهٔ مالیات شفاف بماند. برای برگشت از فروش، سند اصلاحی صادر کنید و به فاکتور اصلی ارجاع دهید.

در پایان دوره، گزارش جمع فروش و جمع مالیات را با مجموع دفتر مقایسه کنید. اگر اختلاف داشتید، معمولاً علت یکی از این‌هاست: فاکتور پیش‌نویس، تغییر نرخ وسط دوره یا برگشتی ثبت‌نشده. برای وضعیت قانونی هر مورد، به حسابدار رسمی خود مراجعه کنید.