چک را مثل یک سند جدا ببینید که وضعیت دارد: دریافت‌شده، در جریان وصول، وصول‌شده، برگشتی یا واگذارشده. هر تغییر وضعیت باید ثبتی در دفتر داشته باشد تا مانده بانک و مانده حساب اسناد با هم بخواند.

برای هر چک این اطلاعات را نگه دارید: شمارهٔ چک، بانک و شعبه، مبلغ، تاریخ سررسید شمسی، نام صادرکننده و فاکتورهای مرتبط. تاریخ سررسید را حتماً در قالب شمسی وارد کنید تا هشدارها با تقویم کار شما بخواند.

یک گزارش هفتگی از چک‌هایی بسازید که در ده روز آینده سررسید دارند. این گزارش به مدیر مالی نشان می‌دهد برای چه روزی نقدینگی لازم است. برای چک‌های برگشتی هم یک فهرست جدا نگه دارید و هر مورد را تا نتیجه پیگیری کنید.

در پرداخت‌ها، چک تا زمانی که از حساب خارج نشده بدهی تأمین‌کننده را کم نمی‌کند، ولی تعهد نقدی ایجاد کرده است. بنابراین آن را در پیش‌بینی جریان نقد بیاورید. تفکیک مسئولیت هم مهم است: کسی که چک را صادر می‌کند بهتر است همان کسی نباشد که آن را در دفتر ثبت می‌کند.