در دبیرخانهٔ ابرک، نامهٔ وارده با چهار ورودی ثبت میشود: دفتر، موضوع، فرستنده و فایل اصل یا متن. بقیهٔ اطلاعات مثل محرمانگی، فوریت و مسئول را میتوانید همان لحظه یا بعد کامل کنید.
گام ۱ — نامههای رسیده از فرم وب و ایمیل را بررسی کنید
منوی ثبت نامه ← دریافتیهای در انتظار بررسی نامههایی را نشان میدهد که از فرم وب دفتر، ایمیل دفتر یا API رسیدهاند. این نامهها هنوز شماره ندارند و فقط دبیر و مدیر دفتر آنها را میبینند. اگر سامانه «موارد احتمالاً تکراری» پیدا کرده باشد (همان فرستنده با همان شمارهٔ نامه، یا همان فایل)، پیش از پذیرش آنها را مقایسه کنید. سپس پذیرش نامهٔ دریافتی یا رد نامهٔ دریافتی با ذکر علت.
گام ۲ — نامهٔ وارده را کامل کنید
- منوی ثبت نامه ← نامهٔ وارده (یا نامهٔ پذیرفتهشده از صف).
- دفتر و فرستنده را انتخاب کنید. شمارهٔ نامهٔ فرستنده و تاریخ آن را عین مدرک بنویسید؛ اگر تاریخ فرستنده شمسی است، متن آن را هم در «تاریخ فرستنده به همان صورت نوشتهشده» نگه دارید.
- در تب «متن و اسناد» فایل اصل را اضافه کنید. فایل اجرایی، سند ماکرودار، فایلی که محتوایش با پسوندش نمیخواند یا بزرگتر از سقف دفتر، پذیرفته نمیشود.
- محرمانگی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه) و فوریت را جدا از هم تعیین کنید.
گام ۳ — ثبت رسمی
دکمهٔ ثبت رسمی نامه پنجرهای باز میکند که شرکت، دفتر، نوع نامه و الگوی شماره را پیش از ثبت نشان میدهد. پس از تأیید، شمارهٔ رسمی و تاریخ ثبت گرفته میشود و پیام «نامه با شمارهٔ … ثبت شد» در گفتوگوی نامه میآید. این شماره هرگز دوباره به نامهٔ دیگری داده نمیشود.
گام ۴ — ارجاع برای اقدام یا جهت اطلاع
دکمهٔ ارجاع را بزنید و هدف را انتخاب کنید: برای اقدام، تهیهٔ پاسخ، بازبینی پیشنویس یا جهت اطلاع. ارجاع اقدامی یک فعالیت واقعی اودوو برای گیرنده میسازد؛ «جهت اطلاع» کاری نمیسازد. میتوانید به یک واحد ارجاع دهید؛ اگر فردی انتخاب نشود، مدیر همان واحد گیرنده است. یکی از گیرندگان را «مسئول اصلی» کنید. مهلت با تقویم کاری و تعطیلات شرکت حساب میشود.
گام ۵ — کار کارشناس روی ارجاع
کارشناس در منوی کار من ارجاعهای خودش را میبیند و روی نامه کادر «چرا این نامه در کارتابل من است؟» را. روی ارجاع میتواند پذیرش، اعلام انجام با نوشتن نتیجه، بازگرداندن با ذکر علت، تمدید مهلت یا توقف مهلت بزند؛ هر کدام با علت ثبت میشود. اگر پاسخ لازم است، دکمهٔ پاسخ روی نامه یک پیشنویس صادره به همان فرستنده میسازد که به نامهٔ اصلی پیوند دارد.
اگر مهلت بگذرد چه میشود؟
هر ارجاع سررسیده یک بار (نه هر ساعت) به ارجاعدهنده اعلام میشود و در فیلتر «سررسیده» میماند. خلاصهٔ روزانهٔ کارهای باز هم فقط در ساعت کاری تقویم دفتر فرستاده میشود.
ادامه: آموزش نامهٔ صادره · صفحهٔ دبیرخانه و مکاتبات ابرک
