پاسخ کوتاه: برای راه‌اندازی پایگاه دانش در ابرک، اپ دانش و حافظهٔ هوش سازمانی را نصب کنید، به مسئول دانش گروه «مدیر هوش» بدهید، پروفایل شرکت را پر کنید و رویه‌ها را در منوی «دانش» به‌صورت قلم دانش وارد کنید. ابرک متن را تکه‌تکه می‌کند، بردار معنایی می‌سازد و جست‌وجوی فارسی را آماده می‌کند.
پیش از شروع چه چیزهایی لازم است؟
- اشتراک فعال ابرک یا آزمایش رایگان ۱۴ روزه از صفحهٔ ثبت‌نام.
- نصب اپ دانش و حافظهٔ هوش سازمانی؛ هستهٔ هوش و درگاه هوش مصنوعی همراه آن می‌آیند.
- فهرست پنج تا ده رویهٔ پرپرسش، مثل روال مرجوعی، شرایط تخفیف یا راهنمای نیروی تازه.
- دسترسی مدیر سیستم برای دادن گروه‌ها.
چقدر زمان می‌برد؟
برای ده قلم دانش حدود یک ساعت کافی است. بیشترِ این زمان صرف نوشتن متن رویه‌ها می‌شود. بردارسازی پس از ذخیره خودکار شروع می‌شود و منتظر ماندن نمی‌خواهد.
گام‌ها به ترتیب چیست؟
- دادن نقش‌ها: در تنظیمات کاربران، به مسئول دانش گروه «مدیر هوش» و به بقیهٔ کارکنانی که باید از دانش استفاده کنند گروه «کاربر هوش» بدهید. اگر بازرس داخلی دارید، گروه «حسابرس هوش» فقط خواندن را باز می‌کند.
- پر کردن پروفایل شرکت: از منوی «هوش سازمانی»، زیرمنوی «دانش» و گزینهٔ «پروفایل شرکت»، یک رکورد بسازید. صنعت و اندازه را انتخاب کنید و سه زبانهٔ «شرح کسب‌وکار»، «هدف‌ها» و «واژه‌نامهٔ داخلی» را بنویسید. واژه‌نامه جای اصطلاح‌های خودمانی شرکت است، مثل نام داخلی محصول‌ها.
- ساختن قلم دانش: در همان زیرمنو گزینهٔ «دانش» را باز کنید و «جدید» را بزنید. عنوان روشن بنویسید، منبع را «دستی» یا «سند» بگذارید و متن را در فیلد «متن دانش» وارد کنید. بندها را با یک خط خالی جدا کنید، چون تقسیم متن اول بر پایهٔ همین بندها انجام می‌شود.
- محرمانه کردن قلم حساس: برای رویه‌ای که فقط تیم مالی باید ببیند، گروه همان تیم را در فیلد «فقط برای گروه‌ها» بگذارید. خالی ماندن این فیلد یعنی همهٔ کاربران شرکت قلم را می‌بینند.
- ثبت دستورکار: در «دستورکارها» برای کارهای تکراری بنویسید «چه وقت» و «چه کند»، و وضعیت را از پیش‌نویس به فعال ببرید. پاسخ دستیار به پرسش «رویه‌ها چیست؟» فقط دستورکارهای فعال را نشان می‌دهد.
- افزودن حافظه: در «حافظه» نکته‌های کوتاه و موقت را با موضوع، مقدار و تاریخ «اعتبار تا» ثبت کنید. فیلتر «منقضی» حافظه‌های گذشته را نشان می‌دهد تا پاکشان کنید.
- آزمون جست‌وجو: چند دقیقه پس از ذخیره، پرسشی با واژه‌های متفاوت از متن اصلی بپرسید؛ مثلاً اگر نوشته‌اید «بازگرداندن کالا»، بپرسید «مرجوعی چطور است؟». اگر از دستیاری مثل Claude استفاده می‌کنید، ابزار MCP «جست‌وجو در دانش سازمان» همین را از بیرون آزمون می‌کند.
- گرفتن خروجی پشتیبان: در «خروجی و حذف دانش» یک درخواست بسازید و دکمهٔ «خروجی JSON» را بزنید تا نسخهٔ قالب‌باز همهٔ دانش شرکت را داشته باشید.
یک قلم دانش خوب چه شکلی دارد؟
قلم خوب کوتاه است و به یک پرسش پاسخ می‌دهد. عنوان را به شکل همان پرسشی بنویسید که کارکنان می‌پرسند، مثلاً «مرجوعی کالا تا چند روز پذیرفته می‌شود؟». بند نخست پاسخ مستقیم را بدهد و بندهای بعد استثناها را بگویند. اگر رویه‌ای بیش از چند صفحه است، آن را به چند قلم جدا بشکنید تا هر تکه یک موضوع داشته باشد.
اصطلاح‌های خودمانی را هم فراموش نکنید. اگر تیم شما به «پیش‌فاکتور» می‌گوید «پروفرما»، هر دو واژه را در متن بیاورید یا در واژه‌نامهٔ داخلی پروفایل شرکت ثبت کنید. جست‌وجوی معنایی بیشتر این تفاوت‌ها را می‌فهمد، ولی آوردن هر دو واژه رتبهٔ واژه‌ای را هم بالا می‌برد.
پس از راه‌اندازی چه چیزی را بسنجیم؟
- در منوی «بازخورد» ببینید سهم «اصلاح» و «رد» در هر ماه کم می‌شود یا نه.
- فیلتر «پیشنهاد از بازخورد» در «دستورکارها» را هر هفته مرور کنید و پیشنهادهای درست را فعال کنید.
- هر ماه فیلتر «منقضی» در «حافظه» را باز کنید و نکته‌های کهنه را پاک یا تمدید کنید.
خطاهای رایج کدام‌اند؟
- کاربر قلم را نمی‌بیند: یا گروه «کاربر هوش» ندارد، یا قلم به گروهی محدود شده که او عضوش نیست.
- کاربر عادی دکمهٔ «جدید» را در «دانش» ندارد: ساختن و ویرایش قلم فقط برای «مدیر هوش» باز است.
- نتیجهٔ معنایی هنوز نیامده: صف بردارسازی هر ۱۵ دقیقه هم اجرا می‌شود. اگر سرویس سه بار پاسخ ندهد تکه در وضعیت ناموفق می‌ماند، ولی جست‌وجوی واژه‌ای همچنان کار می‌کند.
- متن یک‌تکهٔ طولانی بی بند: تکه‌ها بر پایهٔ جمله شکسته می‌شوند و دقت کمتر می‌شود. متن را بندبند بنویسید.
- پیام «تأیید دوم باید با مدیر هوش دیگری باشد» هنگام حذف: حذف کامل به مدیر هوش دوم نیاز دارد، مگر شرکت فقط یک مدیر هوش داشته باشد و او نام دقیق شرکت را بنویسد.
برای شناخت کامل لایه‌ها، راهنمای کامل هوش سازمانی ابرک را بخوانید. قیمت‌ها هم در صفحهٔ قیمت‌ها آمده است.
پرسش‌های پرتکرار
می‌توانم مقاله‌های دانش‌نامه را هم جست‌وجو کنم؟
ابزار MCP «جست‌وجو در دانش سازمان» مقاله‌های دانش‌نامه و قلم‌های دانش هوش را با هم می‌گردد.
ویرایش یک قلم، جست‌وجو را خراب نمی‌کند؟
نه. با ویرایش متن، تکه‌های قبلی پاک و تکه‌های تازه ساخته می‌شوند و دوباره بردار می‌گیرند.
حافظهٔ شخصی من را دیگران می‌بینند؟
حافظه‌ای که کاربر دارد فقط برای خود او و مدیر و حسابرس هوش دیده می‌شود. حافظهٔ بی کاربر، مشترک شرکت است.
