دبیرخانه یعنی هر نامهای که وارد سازمان میشود یا از آن بیرون میرود، یک شمارهٔ رسمی، یک تاریخ، یک مسئول و یک سابقهٔ قابل پیگیری داشته باشد. «دبیرخانه و مکاتبات ابرک» همین کار را داخل اودوو انجام میدهد؛ یعنی نامه کنار همان مشتری، پروژه، تیکت و سندی ثبت میشود که دربارهاش نوشته شده است.
دبیرخانهٔ ابرک چه چیزهایی را پوشش میدهد؟
- دفتر ثبت برای هر شرکت: کد دفتر، الگوی شماره مثل AF-1405-O-0013، شمارندهٔ جدا برای وارده، صادره و داخلی و سال دفتر به تقویم شمسی که سر نوروز از نو شروع میشود.
- شمارهٔ رسمی که تکرار نمیشود: ثبت همزمان دو نفر یا دوبار کلیک روی یک نامه، شمارهٔ تکراری نمیسازد و شمارهٔ نامهٔ باطلشده هم دوباره به کسی داده نمیشود.
- ارجاع روی کارتابل خود اودوو: ارجاع برای اقدام، همان «فعالیت» اودوو است؛ رونوشت جهت اطلاع کار کاذب نمیسازد و سابقهٔ ارجاع حتی بعد از انجام کار میماند.
- تأیید و امضا روی نسخهٔ مشخص: اگر متن بعد از تأیید عوض شود، ارسال تا تأیید و امضای تازه بسته میماند.
- PDF فارسی راستبهچپ با QR استعلام: گیرنده میتواند اصالت شماره، تاریخ و اثرانگشت فایل را بدون دیدن متن نامه بررسی کند.
- بایگانی: محل اصل کاغذی، امانت و بازگشت، دستور نگهداری و امحای دونفره.
چرا دبیرخانه باید داخل اودوو باشد و نه کنار آن؟
وقتی دبیرخانه نرمافزار جداگانهای است، نامهای که دربارهٔ یک قرارداد، یک سفارش یا یک شکایت است، از پروندهٔ همان قرارداد و سفارش جدا میماند و کسی که باید اقدام کند دو کارتابل دارد. در ابرک، ارجاع اقدامی در فعالیتهای همان کاربر اودوو دیده میشود، فایل نامه در همان مخزن فایل اودوو میماند و نامه میتواند به سرنخ، تیکت، پروژه یا سفارش مرتبطش پیوند داشته باشد.
«چرا این نامه در کارتابل من است؟»
بالای هر نامه، کادری میگوید چه کسی، با چه هدفی و تا چه مهلتی (به تقویم شمسی) نامه را به شما سپرده و آیا مسئول اصلی نتیجه شما هستید. این کادر پرسش همیشگی «این به من چه ربطی دارد؟» را بیتماس تلفنی جواب میدهد.
چه کسی چه نامهای را میبیند؟
دیدن نامه به شرکت، دفتر، نقش در دفتر، سطح محرمانگی و ارجاع بستگی دارد و این قاعده در فهرست، جستوجو، گزارش، دانلود فایل و API یکسان اعمال میشود. کاربر شرکت دیگر، حتی اگر دبیر یا مدیر باشد، نامهها را نمیبیند. مدیر فنی سامانه هم فقط بهخاطر نقش فنیاش متن نامهها را نمیبیند. نامهای که از فرم وب یا ایمیل رسیده، تا وقتی دبیر آن را نپذیرد، فقط برای دبیر و مدیر همان دفتر دیده میشود.
دبیرخانهٔ ابرک چه چیزهایی را هنوز ندارد؟
برای تصمیم درست، اینها را پیش از خرید بدانید: تبادل الکترونیکی بیندستگاهی (ECE)، اتصال فکس، OCR و پیشنهاد هوش مصنوعی در این نسخه نیستند. امضای Odoo Sign و تصویر امضا بهخودیخود «امضای الکترونیکی مطمئن» قانونی نیستند و اتصال به ارائهدهندهٔ امضای مطمئن هم هنوز ساخته نشده است.
امکانات، تصاویر و قیمت: صفحهٔ دبیرخانه و مکاتبات ابرک · مقایسه با راهکارهای دیگر: ابرک و تسهیلگستر · شروع: ثبتنام
