پیگیری مطالبات فرایندی است که فروشنده فاکتورهای سررسیدگذشتهٔ مشتری را با یادآوری، تماس و اخطار دنبال میکند تا مبلغ تسویه شود. ماژول l10n_ir_followup در ابرک به اپ بومی «پیگیری مطالبات» اودوو چهار سطح پیگیری با فاصلههای پیشفرض ۷، ۱۵، ۳۰ و ۶۰ روز پس از سررسید اضافه میکند. این ماژول موتور یادآور جداگانه نمی‌سازد و از همان چرخه، گزارش و قالب‌های اودوو استفاده میکند.
بیشتر کسب‌وکارهایی که به مشتری اعتباری می‌فروشند، با یک مشکل آشنا روبه‌رو هستند: فاکتور دیر تسویه میشود، کسی یادش نمی‌ماند، و وقتی پیگیری شروع میشود، مشتری ماه‌ها عقب افتاده است. هدف این مقاله نشان دادن این است که یک سیستم پیگیری مطالبات ساده چه سطوحی دارد، هر سطح چه اقدامی را فعال میکند و کدام بخش‌ها هنوز به تصمیم انسانی نیاز دارند.
اپ پیگیری اودوو و چیزی که ابرک اضافه میکند
اپ «پیگیری مطالبات» اودوو خودش امکانات زیادی دارد: تعریف سطوح بر اساس روزهای گذشته از سررسید، قالب ایمیل، زمان‌بندی، فعالیت برای مسئول وصول، گزارش وضعیت هر مشتری و پیوست فاکتورهای باز. ماژول l10n_ir_followup فقط دو چیز را به آن اضافه میکند. اول، چهار سطح پیشفرض با متن فارسی. دوم، ارسال پیامک از مرکز اعلان ابرک به جای سرویس پیامک بین‌المللی اودوو.
ماژول وابستگی‌های l10n_ir_account و account_followup را دارد و در صورت وجود هر دو به‌صورت خودکار نصب میشود. وقتی ماژول نصب یا ارتقا میشود، سطوح پیشفرض ساخته میشوند. این کار idempotent است و سطح تکراری ایجاد نمی‌کند.
چهار سطح پیگیری
هر سطح یک فاصله از سررسید دارد. وقتی مطالبهٔ مشتری به آن فاصله برسد، اقدام تعریف‌شدهٔ همان سطح فعال میشود. جدول زیر تنظیمات پیشفرض ماژول است و هیچ‌کدام قانون رسمی نیستند.
| سطح | روز پس از سررسید | پیامک | فعالیت برای کاربر |
|---|---|---|---|
| یادآوری اول | ۷ | دارد | ندارد |
| یادآوری دوم | ۱۵ | دارد | تماس تلفنی برای مسئول پیگیری |
| اخطار | ۳۰ | دارد | اخطار کتبی و بررسی توقف فروش اعتباری برای مدیر حساب |
| ارجاع حقوقی | ۶۰ | ندارد | ارجاع پرونده به واحد حقوقی |
همهٔ سطوح با ایمیل همراه‌اند و فاکتورهای باز را پیوست می‌کنند. سطح ارجاع حقوقی در تنظیم پیشفرض پیامک ندارد. اگر سیاست اعتباری شرکت متفاوت باشد، میتوانید فاصله‌ها و متن‌ها را تغییر دهید.
اجرای خودکار خاموش است
در هر چهار سطح گزینهٔ اجرای خودکار خاموش است. یعنی سیستم خودش به‌تنهایی مشتری را در سطح بعد قرار نمی‌دهد و اقدام تازه‌ای را بدون بررسی انجام نمی‌دهد. این تصمیم عمدی است. ارسال یادآوری به مشتری معمولاً بخشی از رابطهٔ تجاری است و نباید بی‌نظارت انجام شود. تیم مالی با دیدن فهرست سطوح، تصمیم میگیرد کدام مشتریها در این دور پیگیری شوند.
پیامک از مرکز اعلان ابرک
ماژول متد ارسال پیامک اودوو را بازنویسی میکند. اگر ماژول omni_notification_hub نصب باشد و یک کانال پیامک فعال داشته باشد، پیامک از همان مسیر ارسال میشود. اگر آن ماژول نصب نباشد، همان متد بومی اودوو اجرا میشود. بنابراین ماژول در هر حالت بدون خطا کار میکند و فقط مسیر ارسال تغییر میکند.
متن پیامک از همان سطح گرفته میشود و میتوانید آن را در تنظیم سطح ویرایش کنید.
روش گام‌به‌گام راه‌اندازی پیگیری
- ماژول l10n_ir_followup را نصب کنید. اگر account_followup و l10n_ir_account از قبل نصب باشند، این ماژول خودکار نصب میشود.
- در تنظیمات اپ پیگیری، شرکت و حساب‌های دریافتنی را بررسی کنید.
- سطوح چهارگانه را با سیاست اعتباری شرکت مقایسه کنید و در صورت نیاز فاصله‌ها و متن‌ها را تغییر دهید.
- برای مشتری‌های حساس، مسئول پیگیری و مدیر حساب را در پروفایل مشخص کنید تا فعالیت‌ها به شخص درست برسند.
- اگر مرکز اعلان ابرک فعال است، کانال پیامک را بررسی کنید که فعال و درست پیکربندی شده باشد.
- گزارش وضعیت مشتریها را هفتگی ببینید و مشتری‌هایی را که سطح ۳۰ یا ۶۰ روز دارند جداگانه پیگیری کنید.
چه چیزی را نباید خودکار کرد؟
ارسال ایمیل و پیامک را می‌توان با روال منظم انجام داد، ولی تصمیم دربارهٔ توقف فروش اعتباری یا ارجاع پرونده به حقوقی باید با مدیر حساب یا واحد حقوقی باشد. ماژول فعالیت‌هایی می‌سازد که این تصمیم را به کاربر می‌سپارد و خودش اقدام نهایی را انجام نمی‌دهد. رعایت این تفکیک، از ارسال یادآوری نادرست به مشتری‌های مهم جلوگیری میکند.
نکتهٔ دیگر این است که فواصل ۷، ۱۵، ۳۰ و ۶۰ روز فقط پیشفرض ماژولاند. هیچ قانون رسمی آنها را الزامی نمی‌کند. اگر قرارداد شما با مشتری زمان دیگری دارد، سطوح را طبق قرارداد تنظیم کنید.
مثال فرضی: یک فاکتور در چهار مرحله
فرض کنید فاکتوری به مبلغ ۴۰ میلیون ریال در ۱ دی ۱۴۰۵ سررسید شده و مشتری هنوز پرداخت نکرده است. با تنظیم پیشفرض ماژول، یادآوری اول از ۸ دی فعال میشود، چون ۷ روز از سررسید گذشته است. یادآوری دوم در ۱۶ دی و اخطار در ۳۱ دی به نوبت می‌رسند. اگر تا ۳۰ بهمن تسویه نشود، سطح ارجاع حقوقی در همان روز برای واحد حقوقی ثبت میشود.
اگر همین مشتری در ۱۰ دی ۱۴۰۵ بخشی از بدهی را پرداخت کند، مانده فاکتور کم میشود و تیم مالی باید پیش از ارسال سطح بعدی، وضعیت پرداخت را در فاکتور ببیند. این بررسی جلوی یادآوری اشتباه برای پولی را که رسیده است میگیرد.
در نهایت، فهرست سطوح یک ابزار کمکی است و جای قضاوت انسانی را نمی‌گیرد. هر مشتری شرایط خودش را دارد: سابقهٔ پرداخت، حجم خرید و اهمیت رابطه. تنظیم درست سطوح، همان کاری است که این ابزار را از یک یادآور ساده به بخشی از مدیریت اعتبار تبدیل میکند.
این تاریخ‌ها فرضی‌اند و فقط نشان می‌دهند که هر سطح چه زمانی وارد میشود. در عمل، سطح بعدی با فعالیتهای تعریف‌شده همراه است: تماس تلفنی در سطح دوم و اخطار کتبی در سطح سوم. تیم مالی پیش از هر اقدام، فهرست مشتری‌های همان سطح را مرور میکند و تصمیم میگیرد کدام یادآوری فرستاده شود.
چرا فعالیت‌ها به شخص مشخص وصل میشوند
در سطح دوم، فعالیت تماس تلفنی برای مسئول پیگیری ساخته میشود. در سطح سوم و چهارم، مسئول فعالیت از نوع مدیر حساب تعیین میشود. این تفکیک باعث میشود تماس‌های معمولی به کارشناس برسد و تصمیم‌های سخت‌تر، مثل توقف فروش اعتباری، به مدیری برود که اختیار آن را دارد.
اگر پروفایل مشتری مسئول مشخصی نداشته باشد، تعیین گیرندهٔ فعالیت به تنظیمات اودوو بستگی دارد، پس بهتر است مسئول هر مشتری پیش از راه‌اندازی مشخص شود تا هیچ فعالیتی بی‌صاحب نماند.
چرا سطوح هنگام نصب دوبار ساخته نمی‌شوند
وقتی ماژول نصب یا ارتقا میشود، ماژول بررسی میکند که هر فاصله از قبل وجود دارد یا نه. اگر سطحی با همان تعداد روز موجود باشد، سطح تازه‌ای ساخته نمیشود. این رفتار را idempotent می‌نامیم و یعنی ارتقای دوباره سطوح را تکراری نمی‌کند. برای شرکتی که قبلاً سطوح خودش را ساخته، این کار امن است.
اگر تنظیم شرکت متفاوت باشد، سطح پیشفرض را حذف یا تغییر ندهید. فاصلهٔ جدید را با سطح تازه اضافه کنید تا تاریخچهٔ پیگیری‌های قبلی حفظ شود.
فاکتورهای کوچک و مشتری‌های پرتکرار
وقتی تعداد مشتریها زیاد است، فهرست سطوح فقط بخشی از کار را انجام می‌دهد. مشتری‌هایی که چند فاکتور کوچک دارند ممکن است در یک سطح جمع شوند و ارسال ایمیل برای هرکدام زیاد به نظر برسد. در این حالت بهتر است فاکتورهای باز در یک ایمیل پیوست شوند و سطح بعدی فقط وقتی فعال شود که مبلغ کل از حد تعیین‌شده بیشتر باشد. این تصمیم را شرکت باید بگیرد، چون ماژول فقط فاصلهٔ زمانی را می‌شناسد.
اشتباه‌های رایج در پیگیری مطالبات
- فعال کردن اجرای خودکار بدون بررسی فهرست مشتریها، که ممکن است به مشتری مهم پیام نامناسب برساند.
- اجرای سطح حقوقی برای مشتری‌ای که اختلاف فاکتور دارد و هنوز به توافق نرسیده است.
- ثبت نکردن شماره‌تماس یا ایمیل مشتری، که باعث میشود پیام به کسی نرسد.
- یکسان گرفتن فاصله‌ها برای همهٔ مشتریها، در حالی که قرارداد برخی بلندتر است.
چک‌لیست پیش از فعال کردن سطوح
- فهرست مشتری‌هایی که فاکتور باز دارند را از گزارش سنی‌بندی بگیرید و مبلغ هر کدام را بررسی کنید.
- برای هر مشتری مسئول پیگیری و مدیر حساب را در پروفایل ثبت کنید.
- شماره‌تماس و ایمیل معتبر را بررسی کنید تا یادآوری به مقصد برسد.
- مشتری‌هایی با اختلاف فاکتور را جدا کنید و از سطح حقوقی دورشان نگه دارید.
- یک دور آزمایشی با یک مشتری داخلی بگیرید و نتیجه را در فعالیت‌ها ببینید.
پس از این چک‌لیست، سطوح را فعال کنید و هفته‌ای یک بار گزارش وضعیت را مرور کنید. این روال کار را کوچک نگه می‌دارد و خطاهای تکرارشونده را زودتر پیدا میکند.
منابع
- حسابداری در ویکی‌پدیای فارسی
- اودوو در ویکی‌پدیای فارسی
- مستندات رسمی اودوو نسخهٔ ۱۹، برای اپ پیگیری مطالبات: https://www.odoo.com/documentation/19.0/
- حسابداری ایرانی روی اودوو، کدینگ استاندارد، چک و گزارش‌های قانونی
- چک‌لیست صدور فاکتور رسمی و صورت‌حساب قانونی
مطالب و صفحه‌های مرتبط
- مقایسه نرم‌افزارهای حسابداری در ایران: سپیدار، حسابفا، راهکاران و اودو
- ERP چیست؟ راهنمای جامع انتخاب و پیاده‌سازی برای شرکت ایرانی
- صورت‌های مالی به زبان ساده
می‌خواهید خودتان امتحان کنید؟ آزمایش ۱۴ روزهٔ رایگان ابرک را فعال کنید و طرح‌ها و قیمت‌ها را ببینید.
سؤالات متداول
ماژول پیگیری مطالبات ایران چه چیزی به اودوو اضافه میکند؟
چهار سطح پیشفرض با متن فارسی و فعالیتهای مربوط به هر سطح، و ارسال پیامک از مرکز اعلان ابرک. بقیهٔ امکانات از اپ بومی اودوو میآیند.
آیا یادآوریها خودکار به مشتریها ارسال میشوند؟
در تنظیم پیشفرض، اجرای خودکار هر چهار سطح خاموش است. تیم مالی تصمیم میگیرد کدام مشتریها در هر دور پیگیری شوند.
اگر مرکز اعلان ابرک نصب نباشد چه میشود؟
ماژول از متد پیامک بومی اودوو استفاده میکند. هیچ خطایی ایجاد نمیشود، فقط مسیر ارسال پیامک تغییر میکند.
فاصلههای ۷، ۱۵، ۳۰ و ۶۰ روز قانونی هستند؟
خیر. این فواصل پیشفرض ماژولاند. هر شرکت میتواند آنها را بر اساس قرارداد و سیاست اعتباری خودش تنظیم کند.
چرا سطح ارجاع حقوقی پیامک ندارد؟
در تنظیم پیشفرض ماژول، این سطح ایمیل و فعالیت حقوقی دارد ولی پیامک ندارد. اگر سیاست شرکت پیامک را لازم بداند، میتوانید آن را در تنظیم سطح روشن کنید.
آیا فاکتورهای باز در ایمیل پیوست میشوند؟
بله. در هر چهار سطح گزینهٔ پیوست فاکتورهای باز فعال است.
