پاسخ کوتاه: برای راه‌اندازی دبیرخانه در ابرک، در «دبیرخانه ‹ پیکربندی ‹ دفاتر» دفتر و الگوی شماره را بسازید و نقش‌ها را بدهید. برای تلفن ابری، از پرتال /my/voip درخواست سرویس بدهید. بعد نامه را به سرنخ یا مخاطب پیوند بدهید تا نامه و تماس روی یک پرونده بمانند.
این آموزش دو اپ را پشت سر هم راه می‌اندازد: دبیرخانه و مکاتبات، و تلفن ابری. اگر فقط یکی را لازم دارید، بخش همان اپ را دنبال کنید. توضیح مفهومی و مقایسه در راهنمای کامل دبیرخانهٔ الکترونیک و تلفن سازمانی آمده است.
پیش از شروع چه چیزهایی لازم است؟
- یک فضای کاری فعال ابرک روی اودوو ۱۹ (ساخت فضای کاری).
- اپ «دبیرخانه و مکاتبات» در اشتراک، و دسترسی مدیر دبیرخانه برای کسی که دفتر را تعریف می‌کند.
- برای تلفن: اپ «تلفن ابری» و حساب فعال نواتل؛ برای هر کارشناس یک هدست و مرورگر کروم یا فایرفاکس.
- برای ارسال ایمیل نامه: یک کانال ایمیل فعال در هاب اعلان‌های همه‌کاناله.
چقدر زمان می‌برد؟
تعریف یک دفتر با نقش‌ها و ثبت اولین نامه حدود ۳۰ دقیقه کار دارد. آماده شدن شماره و داخلی‌ها به بررسی درخواست در ابرک بستگی دارد؛ بعد از آن، فعال کردن تماس برای هر کارشناس چند دقیقه است.
دبیرخانه را چطور راه بیندازیم؟
- ساخت دفتر: به «دبیرخانه ‹ پیکربندی ‹ دفاتر» بروید و دفتر تازه بسازید. نام و کد دفتر را وارد کنید. در زبانهٔ «شماره‌گذاری» الگوی شماره را تعیین کنید؛ کد پیش‌فرض وارده I، صادره O و داخلی N است و نمونهٔ شماره همان‌جا نمایش داده می‌شود.
- تعیین نقش‌ها: در همان فرم، کاربران را در نقش دبیر، عضو، دسترسی محرمانه، بایگان، ممیز، مدیر یا خواننده بگذارید. کسی که در هیچ نقشی نیست، نامه‌های دفتر را نمی‌بیند.
- سربرگ و انواع مکاتبه: سربرگ PDF نامه را در فرم دفتر بارگذاری کنید و در «پیکربندی ‹ انواع مکاتبه» نوع‌های رایج سازمان خود را تعریف کنید.
- نمایندگی (اختیاری): اگر کسی در مرخصی است، در «پیکربندی ‹ نمایندگی‌ها» جانشین زمان‌دار با دفتر و سقف محرمانگی مشخص تعریف کنید.
- تمرین با دادهٔ آزمایشی (اختیاری): «پیکربندی ‹ بارگذاری دادهٔ آموزشی» چند نامه و کاربر نمونه می‌سازد تا تیم پیش از کار واقعی تمرین کند.
- ثبت اولین نامهٔ وارده: از «ثبت نامه ‹ نامهٔ وارده» موضوع، دفتر، طرف مکاتبه و فایل اسکن‌شده را وارد کنید. در فیلد «سند کسب‌وکار مرتبط» سرنخ، تیکت یا مخاطبی را انتخاب کنید که نامه دربارهٔ آن است. سپس «ثبت رسمی نامه» را بزنید تا شماره بگیرد.
- ارجاع: دکمهٔ «ارجاع» را بزنید، کارشناس، هدف ارجاع و مهلت را تعیین کنید. ارجاع در منوی «کار من» کارشناس دیده می‌شود و او پس از اقدام «اعلام انجام» را می‌زند. اگر مهلت کافی نیست، «تمدید مهلت» را بزنید تا تاریخ تازه با دلیلش در سابقهٔ نامه بماند.
- پاسخ و ارسال: با «پاسخ» نامهٔ صادره بسازید، تأیید و امضا بگیرید، «آماده‌سازی ارسال» را بزنید و پس از بررسی پیش از ارسال، «ارسال» را بزنید. نتیجه را در «ارسال‌های نیازمند بررسی» دنبال کنید.
تلفن ابری را چطور فعال کنیم؟
- درخواست سرویس: در پرتال مشتری به /my/voip بروید، «درخواست سرویس» را باز کنید و با «ثبت درخواست» شماره و تعداد داخلی‌ها را بخواهید.
- شارژ کیف‌پول: از «شارژ و بسته‌ها» بسته را بخرید یا با «شارژ کیف‌پول» اعتبار بیفزایید. هزینهٔ مکالمه از همین کیف‌پول ریالی کم می‌شود.
- دیدن داخلی‌ها: بعد از آماده شدن سرویس، در بخش «داخلی‌ها» شمارهٔ داخلی هر کارشناس و مشخصات اتصال را می‌بینید. اعتبار اتصال روی حساب اودووی شما نوشته می‌شود.
- اولین تماس: کارشناس در اودوو کارت یک مخاطب یا سرنخ را باز می‌کند و روی شمارهٔ تلفن کلیک می‌کند. صدا در مرورگر برقرار می‌شود و تماس با مدت و جهت روی همان رکورد ثبت می‌شود.
- بررسی مصرف: در پرتال، بخش «تماس‌ها» و «مصرف» سابقه و هزینهٔ هر دوره را نشان می‌دهد.
خطاهای رایج
- نامه‌ای که دبیر ثبت کرده برای کارشناس دیده نمی‌شود: کارشناس در هیچ نقشی از آن دفتر نیست یا سطح محرمانگی نامه بالاتر از دسترسی اوست.
- ارسال ایمیل نامه بسته است: کانال ایمیل فعال در هاب اعلان وجود ندارد و بررسی پیش از ارسال آن را می‌بندد.
- بعد از تأیید، دکمهٔ ارسال کار نمی‌کند: متن یا گیرنده عوض شده است؛ «ساخت نسخهٔ جدید» بزنید و دوباره تأیید و امضا بگیرید.
- تماس خروجی برقرار نمی‌شود ولی ورودی کار می‌کند: اعتبار کیف‌پول تمام شده است؛ با شارژ، خروجی دوباره باز می‌شود.
- تماس روی پروندهٔ درست ننشسته: شمارهٔ تلفن روی مخاطب ثبت نشده یا با شمارهٔ تماس‌گیرنده یکی نیست.
پرسش‌های پرتکرار
می‌شود نامه‌های سامانهٔ قبلی را منتقل کرد؟
بله. در «پیکربندی ‹ مهاجرت سوابق» فایل CSV، اکسل یا ZIP را وارد کنید، اول «اجرای آزمایشی» بزنید و بعد «ورود». شمارهٔ تاریخی جدا از شمارهٔ تازهٔ دفتر می‌ماند.
کارشناس برای تماس باید نرم‌افزار نصب کند؟
نه. مرورگر و هدست کافی است؛ کلاینت SIP هم اختیاری است.
ارجاع‌ها را می‌شود در بله یا تلگرام دید؟
بله، اگر کاربر حسابش را به ربات ابرک وصل کرده باشد، با دستور /sec_inbox.
آموزش‌های دیگر دبیرخانه کجاست؟
آموزش جزئی‌تر تعریف دفتر در راه‌اندازی دفتر، الگوی شماره و نقش‌ها و صفحهٔ دبیرخانه و مکاتبات آمده است.