پاسخ کوتاه: در ابرک، دبیرخانهٔ الکترونیک و تلفن ابری هر دو داخل اودوو کار می‌کنند. دبیرخانه به نامه شمارهٔ رسمی با سال شمسی و ارجاع روی کارتابل می‌دهد و تلفن ابری تماس و فایل ضبط‌شده را روی سرنخ و مخاطب ثبت می‌کند. نامه را هم می‌شود به همان سرنخ، تیکت یا مخاطب پیوند داد.
بیشتر سازمان‌های ایرانی برای ارتباط بیرونی دو ابزار جدا دارند. نامهٔ رسمی در دفتر اندیکاتور یا یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری ثبت می‌شود و تلفن روی سانترال است. وقتی مشتری زنگ می‌زند و دربارهٔ نامه‌ای می‌پرسد که دو هفته پیش فرستاده، کارشناس باید از دبیر بپرسد نامه کجاست، و دبیر نمی‌داند در تماس قبلی چه قولی داده شده است. این مقاله توضیح می‌دهد هر کدام از این دو اپ در ابرک چه می‌کند و وقتی کنار هم باشند، دقیقاً کجا به هم می‌رسند.
دبیرخانهٔ الکترونیک چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟
دبیرخانهٔ الکترونیک جای دفتر اندیکاتور کاغذی را می‌گیرد. اپ «دبیرخانه» در ابرک سه نوع نامه دارد: نامهٔ وارده، نامهٔ صادره و نامهٔ داخلی. هر شرکت دفتر یا دفترهای خودش را دارد و هر دفتر کد و الگوی شمارهٔ خودش را. شمارنده برای وارده، صادره و داخلی جداست و سال دفتر به تقویم شمسی است، یعنی سر نوروز به وقت تهران از نو شروع می‌شود. شماره‌ای مثل AF-1405-O-0013 را خود سامانه می‌سازد؛ ثبت هم‌زمان دو نفر شمارهٔ تکراری نمی‌سازد و شمارهٔ نامهٔ باطل‌شده به نامهٔ دیگری داده نمی‌شود.
کار اصلی دبیرخانه بعد از شماره شروع می‌شود. دبیر نامه را «ارجاع» می‌دهد: برای اقدام، تهیهٔ پاسخ، بازبینی یا اطلاع، با مهلتی که روی تقویم کاری و تعطیلات شرکت حساب می‌شود. ارجاع همان «فعالیت» اودوو است و کارشناس آن را در منوی «کار من» پیدا می‌کند. ارجاع سررسیده یک بار به مدیر بالاتر می‌رسد و یادآور روزانه فقط در ساعت کاری همان دفتر می‌آید.
برای نامهٔ صادره، ثبت رسمی یک PDF فارسی راست‌به‌چپ با شماره، تاریخ شمسی و QR استعلام اصالت می‌سازد و اثرانگشت SHA-256 آن را نگه می‌دارد. تأیید در اپ تأییدهای اودوو و امضا در اپ امضای اودوو به همین نسخه بسته است. اگر بعد از تأیید متن یا گیرنده عوض شود، ارسال تا تأیید و امضای نسخهٔ تازه بسته می‌ماند.
تلفن ابری ابرک چه چیزی به سازمان می‌دهد؟
تلفن ابری ابرک روی اپ تلفن بومی اودوو سوار است و شماره و مکالمه را اپراتور نواتل تأمین می‌کند. سازمان یک شمارهٔ شهری می‌گیرد و هر کارشناس یک داخلی. تماس خروجی با یک کلیک از کارت مشتری شروع می‌شود و تماس ورودی پروندهٔ تماس‌گیرنده را باز می‌کند. هر تماس ورودی و خروجی با مدت، جهت و نتیجه روی مخاطب یا سرنخ مربوط ثبت می‌شود و فایل ضبط‌شده کنار همان رکورد می‌ماند.
اپراتور برای کار به نرم‌افزار جدا نیاز ندارد. صدا از دروازهٔ WebRTC ابرک مستقیم در مرورگر منتقل می‌شود و کروم یا فایرفاکس با یک هدست کافی است. اگر گوشی رومیزی یا سافت‌فون موبایل را ترجیح بدهید، همان داخلی با هر کلاینت استاندارد SIP هم کار می‌کند.
هزینهٔ مکالمه از یک کیف‌پول ریالی کم می‌شود و مصرف هر دوره در پرتال دیده می‌شود. وقتی اعتبار تمام شود، فقط تماس خروجی بسته می‌شود و تماس ورودی مشتری‌ها برقرار می‌ماند. روی دروازهٔ ابرک هر سازمان ترانک و مسیر تماس جدای خودش را دارد، پس تماس یک سازمان از خط سازمان دیگر بیرون نمی‌رود.
بستهٔ تلفن ابری چند جزء دیگر هم دارد. پرتال مشتری در نشانی /my/voip درخواست سرویس، داخلی‌ها، تماس‌ها، مصرف، بسته‌ها و شارژ کیف‌پول را نشان می‌دهد. اتاق ویدئوکنفرانس نواتل روی رویدادهای تقویم اودوو ساخته می‌شود. اپ فکس هم ارسال و دریافت فکس را از داخل اودوو با نواتل ممکن می‌کند. اگر اپ هوش مصنوعی اودوو فعال باشد، خلاصهٔ فارسی تماس در گفت‌وگوی CRM ثبت می‌شود.
دبیرخانه و تلفن در ابرک کجا به هم می‌رسند؟
محل اتصال این دو اپ پروندهٔ مشترک است، نه یک دکمهٔ جادویی. فرم هر نامه فیلدی به نام «سند کسب‌وکار مرتبط» دارد. با آن نامه را به سرنخ CRM، تیکت پشتیبانی، کار یا پروژه، سفارش فروش یا خرید، فاکتور، مخاطب یا کارمند پیوند می‌دهید؛ هر کدام از این اپ‌ها که نصب باشد در فهرست می‌آید. تلفن ابری هم تماس را روی مخاطب و سرنخ ثبت می‌کند. نتیجه این است که روی پروندهٔ یک مشتری هم نامهٔ رسمی شماره‌دار دیده می‌شود و هم تماس‌هایی که دربارهٔ همان موضوع گرفته شده‌اند.
یک نمونهٔ واقعی: شرکتی پیمانکار نامهٔ اعتراض به صورت‌وضعیت را می‌فرستد. دبیر آن را به‌عنوان نامهٔ وارده ثبت می‌کند، به سرنخ یا تیکت همان پیمانکار وصل می‌کند و برای تهیهٔ پاسخ به کارشناس مالی ارجاع می‌دهد. فردا مدیر پروژهٔ پیمانکار زنگ می‌زند. کارشناس با باز شدن پروندهٔ تماس‌گیرنده، نامهٔ ثبت‌شده، مهلت پاسخ و ارجاع باز را می‌بیند و تماس هم با فایل ضبط‌شده روی همان پرونده می‌ماند. وقتی پاسخ رسمی آماده شد، با «پاسخ» در همان نامه ساخته و پس از تأیید و امضا ارسال می‌شود.
دبیرخانه خودش تماس را به نامه تبدیل نمی‌کند و تلفن هم نامه نمی‌سازد. این مرز عمدی است: تماس سابقهٔ ارتباط است و نامه سند رسمی با شماره. هر دو روی یک پرونده‌اند، ولی هر کدام قاعدهٔ خودش را دارد.
اعلان و پیام‌رسان در این میان چه نقشی دارند؟
همهٔ ایمیل‌ها، پیوندهای گیرنده، اعلان‌های پیامکی و پیام‌های بله و تلگرام دبیرخانه از هاب اعلان‌های همه‌کاناله ابرک می‌روند. کسی که حسابش را به ربات ابرک وصل کرده، با دستور /sec_inbox ارجاع‌های باز و مهلت شمسی‌شان را در بله یا تلگرام می‌بیند و با دکمهٔ «دیدم» دیده‌شدن را ثبت می‌کند. با /sec_letter و شمارهٔ نامه هم وضعیت یک نامه را می‌پرسد. از نامهٔ محرمانه فقط شماره‌اش در پیام‌رسان می‌آید. برای جزئیات این بخش، راهنمای ارسال همه‌کاناله را بخوانید.
دسترسی و محرمانگی چطور کنترل می‌شود؟
دیدن نامه به شرکت، دفتر، نقش کاربر در دفتر، سطح محرمانگی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه) و ارجاع بستگی دارد. هر دفتر نقش‌های جدا دارد: دبیر، عضو، دسترسی محرمانه، بایگان، ممیز، مدیر و خواننده. همین قاعده در فهرست، جست‌وجو، گزارش، دانلود فایل و API اعمال می‌شود. کاربر شرکت دیگر، حتی اگر دبیر یا مدیر باشد، نامه‌ها را نمی‌بیند و مدیر فنی سامانه به‌خاطر نقش فنی‌اش متن نامه را نمی‌بیند. در تلفن هم جداسازی در لایهٔ مرکز تلفن است: هر سازمان فقط خط خودش را دارد.
روش سنتی یا ابرک: فرق در عمل کجاست؟
| کار | دفتر اندیکاتور و سانترال جدا | دبیرخانه و تلفن ابرک |
|---|---|---|
| شمارهٔ نامه | دستی، با خطر شمارهٔ تکراری | خودکار با سال شمسی |
| سابقهٔ تماس با مشتری | در سانترال، جدا از پرونده | روی مخاطب و سرنخ، با فایل ضبط‌شده |
| پیدا کردن نامهٔ مرتبط با یک تماس | پرسیدن از دبیر | روی همان پرونده |
| افزودن کارشناس تازه | سیم‌کشی و دستگاه | تعریف داخلی و نقش در دفتر |
| پیگیری مهلت پاسخ | یادداشت شخصی | ارجاع با مهلت و یادآور روزانه |
هزینهٔ دبیرخانه و تلفن ابری چقدر است؟
دبیرخانه و مکاتبات ۳۰۰٬۰۰۰ تومان برای هر کاربر در ماه است و روی پلن پایه اضافه می‌شود. اپ‌های اسناد، تأییدها و امضا در پلن ابرک هستند و اتصال دبیرخانه به آن‌ها هزینهٔ جدا ندارد. در تلفن ابری، بهای هر بسته مقداری اعتبار اولیه دارد و بعد از آن مکالمه از کیف‌پول ریالی کم می‌شود؛ شمارهٔ شهری ماهانه یا سالانه اجاره می‌شود. پلن‌ها در صفحهٔ قیمت‌ها آمده‌اند.
محدودیت‌های نسخهٔ فعلی چیست؟
- تبادل الکترونیکی بین‌دستگاهی (ECE)، OCR و پیشنهاد هوش مصنوعی در دبیرخانه نیستند.
- دبیرخانه به اپ فکس وصل نیست؛ فکس دریافتی را باید به‌عنوان فایل در نامهٔ وارده بارگذاری کنید.
- امضای Odoo Sign به‌خودی‌خود امضای الکترونیکی مطمئن قانونی نیست و اتصال به ارائه‌دهندهٔ امضای مطمئن هنوز ساخته نشده است.
- تلفن ابری حساب فعال نواتل لازم دارد و شماره و مکالمه از همان قرارداد تأمین می‌شود.
از کجا شروع کنیم؟
اگر هنوز فضای کاری ندارید، از صفحهٔ ساخت فضای کاری شروع کنید. گام‌های راه‌اندازی هر دو اپ، از تعریف دفتر تا اولین تماس، در آموزش راه‌اندازی دبیرخانه و تلفن ابری در ابرک آمده است. صفحهٔ هر اپ: دبیرخانه و مکاتبات و تلفن ابری.
پرسش‌های پرتکرار
دبیرخانهٔ الکترونیک ابرک با اتوماسیون اداری فرق دارد؟
دبیرخانهٔ ابرک بخش مکاتبات اتوماسیون اداری را پوشش می‌دهد و چون داخل اودوو است، نامه به سرنخ، تیکت، سفارش و فاکتور واقعی پیوند می‌خورد.
تماس تلفنی خودکار به نامه تبدیل می‌شود؟
نه. تماس روی مخاطب و سرنخ ثبت می‌شود و نامه سند رسمی جداست؛ هر دو روی یک پرونده دیده می‌شوند.
برای تلفن ابری سانترال لازم است؟
نه. صدا در مرورگر منتقل می‌شود و داخلی‌ها با کلاینت استاندارد SIP هم کار می‌کنند.
اگر اعتبار تلفن تمام شود، مشتری‌ها می‌توانند تماس بگیرند؟
بله. فقط تماس خروجی بسته می‌شود و تماس ورودی برقرار می‌ماند.
سال دفتر دبیرخانه شمسی است؟
بله. شمارنده سر نوروز به وقت تهران از نو شروع می‌شود و همهٔ تاریخ‌های رابط، PDF و استعلام شمسی‌اند.