نرمافزار مدیریت چک، ثبت و پیگیری چک‌های دریافتی و پرداختی را از لحظهٔ دریافت یا صدور تا وصول، پاس یا برگشت انجام میدهد. ماژول l10n_ir_cheque در ابرک برای هر جابهجایی وضعیت چک یک سند حسابداری می‌سازد و آن را تأیید میکند. شناسهٔ صیاد هر چک هم ثبت و اعتبارسنجی میشود، و موتور مالی جداگانه‌ای کنار دفتر کل وجود ندارد.
بیشتر شرکت‌های ایرانی هنوز چک را در دفترچه‌ای جدا یا در یک فایل اکسل پیگیری می‌کنند. وقتی تعداد چک‌ها بالا می‌رود، سررسیدهای گذشته، چک‌های نزد صندوق و چک‌های در جریان وصول از هم جدا می‌افتند و مغایرت با بانک سخت‌تر میشود. این مقاله توضیح میدهد که یک نرمافزار مدیریت چک برای خزانه‌داری چه کارهایی باید انجام دهد و ابرک هر کدام را چگونه پوشش میدهد.
چرخهٔ چک دریافتی: از دریافت تا وصول
یک چک دریافتی در ابرک با وضعیت «پیش‌نویس» وارد میشود. با عملیات دریافت، چک به «نزد صندوق» می‌رود. از همان‌جا می‌توان آن را به بانک داد تا وضعیت «در جریان وصول» بگیرد، یا با عملیات واگذاری به شخص دیگری منتقل کرد. نتیجهٔ نهایی یا «وصول شده» است یا «برگشتی».
| وضعیت | معنی در ماژول |
|---|---|
| پیش‌نویس | چک ثبت شده ولی هنوز جابه‌جا نشده است. |
| نزد صندوق | چک دریافت شده و نزد شرکت می‌ماند. |
| در جریان وصول | چک به بانک سپرده شده و نتیجه‌اش معلوم نیست. |
| وصول شده | پول دریافت یا پرداخت شده است. |
| برگشتی | چک از سوی بانک برگشت خورده. |
| واگذار شده | چک به طرف دیگری منتقل شده. |
| واخواست شده | برای سفته یا برات واخواست ثبت شده. |
هر عملیات یک تابع جدا دارد: دریافت، واگذاری به بانک، وصول، برگشت، واگذاری به دیگری، دریافت مجدد و واخواست. هر کدام با شرح مشخص سند حسابداری تأییدشده می‌سازد و سند را به چک وصل میکند. دکمهٔ مشاهدهٔ اسناد هر چک همهٔ این سندها را نشان میدهد.
چک پرداختی: صدور، پاس و برگشت
چک پرداختی از وضعیت پیش‌نویس با عملیات صدور وارد جریان میشود. برای چکی که باید دوباره صادر شود، عملیات صدور مجدد هم در ماژول هست. وقتی چک پاس شد، عملیات وصول سند پرداخت می‌سازد. اگر برگشت خورد، عملیات برگشت وضعیت را به برگشتی تغییر میدهد و سند مربوط را ثبت میکند.
هر سندی که ماژول می‌سازد با action_post تأیید میشود. بنابراین سند پیش‌نویس در دفتر باقی نمی‌ماند.
چک، سفته، برات و حواله در یک چرخه
ماژول برای سفته، برات و حواله مدل جدا ندارد. همان مدل چک را با فیلد نوع ابزار به کار گرفته و چهار نوع ابزار را پوشش میدهد. شناسهٔ صیاد فقط برای چک الزامی است. واخواست هم فقط برای سفته و برات معنا دارد، چون چک واخواست ندارد. حساب‌های واسط هر نوع ابزار جداست و جزئیات حق تمبر و مهلت‌های قانونی را باید از منبع رسمی گرفت.
شناسهٔ صیاد: ثبت، اعتبارسنجی و وضعیت
شناسهٔ صیاد هر چک یک عدد ۱۶ رقمی است. ماژول این عدد را هنگام ذخیره بررسی میکند و اگر تعداد رقم‌ها درست نباشد، ثبت را رد میکند. ارقام فارسی یا عربی پیش از بررسی به لاتین تبدیل میشوند، پس تفاوت صفحه‌کلید مشکلی ایجاد نمی‌کند.
وضعیت صیاد جدا از وضعیت چک نگه‌داری میشود و ثبت یا استعلام آن دستی انجام میشود. ماژول شناسه را به سامانهٔ صیاد نمی‌فرستد و خودکار با آن ارتباط نمی‌گیرد. کاربر نتیجه را در ماژول ثبت میکند. قواعد رسمی صیاد و الزام‌های بانکی را در سایت بانک مرکزی (cbi.ir) ببینید.
دستهچک و شماره‌گذاری
دسته‌چک‌های شرکت در ماژول ثبت میشوند. شمارهٔ بعدی هر دسته با صدور هر چک یک واحد افزایش پیدا میکند تا شماره‌ها پشت سر هم بمانند. این شمارش به ترتیب انجام میشود، پس دو چک هم‌شماره ایجاد نمیشود.
سقف اعتبار با احتساب چک در جریان
وقتی مشتری با چک خرید میکند، چک تا تسویه روی سقف اعتبار او اثر دارد. ماژول مبلغ چک‌های دریافتی وصول‌نشدهٔ هر مشتری را، چه نزد صندوق و چه در جریان وصول، محاسبه میکند و در کنترل سقف اعتبار اعمال میکند. نتیجه این است که تیم فروش پیش از ثبت فروش جدید، ریسک چک‌های معلق را می‌بیند.
ایمپورت صورتحساب بانک
برای مغایرت، ماژول می‌تواند فایل CSV یا اکسل صورتحساب بانک را وارد کند. تاریخ شمسی ستون‌ها به میلادی تبدیل میشود و ستون‌های بدهکار و بستانکار مشخص میشوند. هر ردیف با شناسهٔ مرجع بانک، یا در نبود آن با ترکیب تاریخ، موقعیت و مبلغ شناخته میشود تا ایمپورت دوباره ردیف تکراری نسازد. هر بار ایمپورت یک گزارش کوتاه برای دفتر بانک ثبت میکند که چه چیزهایی خوانده، رد یا به‌عنوان تکراری کنار گذاشته شده. این مرحله کار دستی بستن ماهانه را کم میکند، ولی بررسی انسانی پایانی را حذف نمی‌کند.
داشبورد خزانه و مغایرت بانکی
داشبورد خزانه موجودی نقد، بانک و چک‌های در جریان وصول را کنار هم نشان میدهد. مغایرت بانکی گردش دفتر را با چک‌های وصول‌شده یا در جریان مقایسه میکند و اختلاف‌ها را فهرست میکند. این ابزار جای نرمافزار حسابداری کامل را نمی‌گیرد، اما برای بستن هفتگی یا ماهانه کفایت میکند.
یادآوری سررسید و پیامک
ماژول یک کرون یادآوری سررسید دارد که فعال است. پیامک از مسیر مرکز اعلان ابرک (omni_notification_hub) ارسال میشود. اگر این ماژول نصب نباشد یا کانال پیامکی آن فعال نباشد، ارسال پیامک بی‌صدا رد میشود. ثبت چک و سند حسابداری در این حالت متوقف نمیشود.
روش گام‌به‌گام راه‌اندازی خزانه
- حساب‌های پیش‌فرض ماژول برای صندوق چک، چک در جریان وصول و بانک را با دفتر کل شرکت تطبیق دهید.
- دسته‌چک‌های موجود را با بازهٔ شماره ثبت کنید.
- چک‌های دریافتی را با شناسهٔ صیاد و تاریخ سررسید شمسی وارد کنید. تبدیل تاریخ با odoo_jalali_pro انجام میشود.
- هر جابهجایی را با عملیات مربوطه ثبت کنید تا سند تأییدشده ساخته شود.
- وضعیت صیاد را برای چک‌های ثبت‌شده در سامانهٔ صیاد دستی به‌روز کنید.
- داشبورد خزانه را هفتگی بررسی کنید و مغایرت بانکی را با دفتر ببندید.
تنخواهگردان روی دفتر نقدی اودوو
تنخواهگردان در ابرک یک دفتر روزنامهٔ نقدی از نوع «نقد» است که مدل موازی نیست. روی همان دفتر تنخواه‌دار، سقف تنخواه و مانده ثبت میشود. ماژول فقط سه چیزی را اضافه میکند که اودوو به‌طور پیش‌فرض ندارد: نام تنخواه‌دار، سقف مجاز و مبلغ شارژ لازم برای رسیدن به سقف.
شارژ و تسویه از مسیر بومی پرداخت اودوو انجام میشود. هزینه‌ها هم مثل فاکتور یا سند عادی ثبت میشوند. دکمهٔ شارژ مجدد مبلغ لازم را از اختلاف سقف و مانده محاسبه میکند، پس تنخواه‌دار هر بار بیش از سقف مجاز پول نمی‌گیرد.
وام و اقساط در خزانه
برای تسهیلات بانکی، ماژول روی سند بدهی یک جدول اقساط می‌سازد. تعداد اقساط پیش‌فرض ۱۲ است و دوره می‌تواند ماهانه، سه‌ماهه، شش‌ماهه یا سالانه باشد. برای نرخ هم دو روش وجود دارد: فرمول بانکی ایران با سود ساده، و اقساط مساوی با نرخ مؤثر.
در روش اقساط مساوی، نرخ سالانه به نرخ دوره تبدیل میشود و هر قسط اصل و سود سهم خودش را دارد. ماژول مبلغ کل سود و مبلغ هر قسط را محاسبه و نمایش میدهد. سرسید اولین قسط هم به‌صورت جدا ثبت میشود تا بقیهٔ اقساط از همان تاریخ جلو بروند.
مثال فرضی: سقف اعتبار و چک معلق
فرض کنید مشتری‌ای سقف اعتباری ۲۰۰ میلیون ریال دارد. او دو چک به مبلغ ۶۰ و ۸۰ میلیون ریال داده که هنوز وصول نشده‌اند. مانده فاکتورهای باز او ۴۵ میلیون ریال است. جمع ریسک او با احتساب چک‌ها ۱۸۵ میلیون ریال میشود و فروش تازه‌ای به مبلغ ۳۰ میلیون ریال از سقف بیرون می‌زند.
این عدد فرضی است و نشان میدهد که چرا چک معلق باید در تصمیم فروش دیده شود. اگر فقط فاکتورهای باز دیده شوند، فروش تا ۱۵۵ میلیون ریال مجاز به نظر می‌رسد، در حالی که چک‌ها هنوز تسویه نشده‌اند.
اشتباه‌های رایج در راه‌اندازی خزانه
- ثبت چک بدون شناسهٔ صیاد، که بعداً پیدا کردن و اصلاح آن را سخت میکند.
- جابه‌جا کردن وضعیت چک بدون عملیات مربوطه، که سند حسابداری نمی‌سازد.
- نادیده گرفتن چک‌های در جریان در محاسبهٔ سقف اعتبار مشتری.
- تنظیم نکردن حساب‌های واسط، که باعث میشود سندها به حساب‌های اشتباه بروند.
منابع
- حسابداری در ویکی‌پدیای فارسی
- برنامه‌ریزی منابع سازمانی در ویکی‌پدیای فارسی
- بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران، برای قواعد صیاد و چک: cbi.ir
- مدیریت چک در اودوو، از چک صیادی تا سند حسابداری خودکار
- حسابداری ایرانی روی اودوو، کدینگ استاندارد، چک و گزارش‌های قانونی
مطالب و صفحه‌های مرتبط
- مقایسه نرم‌افزارهای حسابداری در ایران: سپیدار، حسابفا، راهکاران و اودو
- ERP چیست؟ راهنمای جامع انتخاب و پیاده‌سازی برای شرکت ایرانی
- صورت‌های مالی به زبان ساده
می‌خواهید خودتان امتحان کنید؟ آزمایش ۱۴ روزهٔ رایگان ابرک را فعال کنید و طرح‌ها و قیمت‌ها را ببینید.
سؤالات متداول
نرمافزار مدیریت چک در ابرک چه چیزهایی را پوشش میدهد؟
چرخهٔ چک دریافتی و پرداختی، دستهچک، شناسهٔ صیاد، سقف اعتبار با چک در جریان، ایمپورت صورتحساب بانک، داشبورد خزانه و مغایرت بانکی. هر جابهجایی پول سند حسابداری تأییدشده دارد.
آیا ماژول شناسهٔ صیاد را خودکار به سامانه میفرستد؟
خیر. ماژول شناسه را اعتبارسنجی و وضعیت آن را ثبت میکند. ثبت در سامانهٔ صیاد را کاربر انجام میدهد و نتیجه را در ماژول وارد میکند.
شناسهٔ صیاد باید چند رقم باشد؟
شناسهٔ صیاد برای چک ۱۶ رقم دارد. ماژول عددهای با طول دیگر را نمی‌پذیرد.
چک برگشتی در حسابداری چگونه ثبت میشود؟
عملیات برگشت وضعیت چک را به برگشتی تغییر میدهد و سند حسابداری مربوط را ثبت میکند. سندهای هر چک از دکمهٔ مشاهدهٔ اسناد قابل پیگیریاند.
آیا برای یادآوری پیامکی ماژول جدا لازم است؟
پیامک از مرکز اعلان ابرک ارسال میشود. اگر آن ماژول نصب نباشد، یادآوری پیامکی انجام نمیشود، اما خود چک و اسناد حسابداری بدون مشکل ثبت میشوند.
آیا این ماژول تنخواه و وام هم دارد؟
بله. تنخواهگردان روی دفتر نقدی اودوو ساخته میشود و وام با جدول اقساط مساوی یا فرمول بانکی ایران محاسبه میشود. هر دو بخش جدا از خزانهٔ چکاند و پیش از استفاده باید تنظیم شوند.
