پاسخ کوتاه: کلید قطع رکوردی در منوی «هوش سازمانی» اودو است که هوش را در یک دامنه خاموش میکند: کل شرکت، یک واحد، یک قابلیت یا یک کاربر. صف تأیید هم جایی است که اقدام‌های حساس هوش منتظر تصمیم مدیر می‌مانند. تنظیم هر دو کمتر از ده دقیقه وقت می‌گیرد.
این آموزش برای مدیر سیستم یا مدیر واحدی نوشته شده که افزونهٔ لایهٔ هوشمند سازمانی ابرک روی اشتراکش فعال است. اگر هنوز با مفهوم آشنا نیستید، اول لایهٔ هوشمند سازمانی چیست را بخوانید.
پیش‌نیاز
- نقش «مدیر هوش» در اودو ۱۹ روی ابرک
- افزونهٔ لایهٔ هوشمند سازمانی فعال باشد
- فهرست واحدها در اپ کارکنان تعریف شده باشد، اگر می‌خواهید واحد به واحد تنظیم کنید
گام اول: سطح هر قابلیت را تعیین کنید
از منوی «هوش سازمانی» وارد «پیکربندی» شوید و بخش سیاست‌ها را باز کنید. برای هر قابلیت یک سیاست بسازید و این چهار مورد را پر کنید: شرکت، واحد (اگر خالی بماند برای همهٔ واحدهاست)، سطح جاری و نقش تأییدکننده. تیک «حالت سایه» پیش‌فرض روشن است. تا وقتی از نتیجه مطمئن نشده‌اید آن را بر ندارید.
گام دوم: تأییدکننده را مشخص کنید
در سیاست، نقش تأییدکننده را انتخاب کنید، مثلاً «مدیر مالی». هر اقدامی که هوش در سطح تأیید مدیر بسازد به صف همین نقش می‌رود. سیستم اجازه نمی‌دهد درخواست‌کننده و تأییدکننده یک نفر باشند. اگر تیم کوچک است، دو نفر را در آن نقش بگذارید.
گام سوم: صف تأیید را هر روز ببینید
درخواست‌های هوش در اپ تأییدیه‌های اودو می‌آید، همان‌جا که درخواست خرید و مرخصی را تأیید می‌کنید. هر درخواست سه چیز نشان می‌دهد: هوش چه می‌خواهد بکند، به چه دلیل، و روی کدام رکورد. تأیید یا رد کنید. اگر رد می‌کنید دلیل را بنویسید، چون همین دلیل‌ها بعداً نشان می‌دهد کدام قابلیت خوب کار نمی‌کند.
گام چهارم: کلید قطع بسازید
در «پیکربندی» بخش کلید قطع را باز کنید و یک رکورد تازه بسازید. دامنه را انتخاب کنید:
- شرکت: هوش در کل شرکت خاموش میشود.
- واحد: فقط کارکنان آن واحد پاسخی از هوش نمی‌گیرند.
- قابلیت: فقط همان یک قابلیت می‌ایستد.
- کاربر: هوش برای یک نفر خاموش میشود.
دلیل را هم بنویسید، چون این فیلد اجباری است و بعداً به کار حسابرس می‌آید. رکورد را ذخیره کنید. از همان لحظه درخواست‌های آن دامنه اجرا نمی‌شود. برای روشن کردن دوباره، تیک «فعال» همان رکورد را بردارید. نام کسی که کلید را زده روی رکورد میماند.
گام پنجم: یک بار آزمایش کنید
روی یک قابلیت کم‌اهمیت کلید قطع بگذارید و از یک کاربر عادی بخواهید همان قابلیت را امتحان کند. نباید پاسخی از هوش بگیرد و بقیهٔ اودو باید بی‌تغییر کار کند. بعد کلید را بردارید. این آزمایش پنج دقیقه‌ای را پیش از روز مبادا انجام دهید.
چه وقت کلید خودش قطع میکند؟
غیر از کلید دستی، قطع خودکار هم هست. وقتی مصرف کیف پول هوش به سقف بودجهٔ ماه برسد، هوش می‌ایستد و مدیر پیش از آن در هشتاد درصد هشدار می‌گیرد. قاعدهٔ کلی این است: اگر سیستم نتواند وضعیت کلید را بخواند، هوش اجرا نمی‌شود. یعنی خطا به سمت خاموشی است، نه روشنی.
برای انتخاب سطح مناسب هر قابلیت، راهنمای سطوح اختیار هوش را ببینید.
سؤالات متداول
اگر کلید قطع را بزنم، اودو هم از کار میافتد؟
نه. کلید قطع فقط هوش را خاموش میکند. فروش، انبار، حسابداری و بقیهٔ اپها مثل قبل کار میکنند.
چه کسی میتواند کلید قطع را بزند؟
کاربری که نقش «مدیر هوش» را دارد. نام او روی رکورد کلید میماند.
قطع و وصل شدن هوش جایی ثبت میشود؟
بله. هر کلید قطع یک رکورد است که دامنه، دلیل و نام ثبتکننده را نگه میدارد. حسابرس شرکت میتواند فهرست آن را ببیند.
میشود هوش را فقط برای یک نفر خاموش کرد؟
بله. دامنهٔ کلید را «کاربر» بگذارید و همان فرد را انتخاب کنید.
