مدیر می‌پرسد: «فروش این ماه نسبت به ماه قبل چطور بوده؟» و جواب فردا می‌رسد، یا هفتهٔ بعد. آیا همکارتان کند است؟ معمولاً نه. مسیری که گزارش باید طی کند طولانی است.
مسیر یک گزارش دستی
- فاکتورها از نرم‌افزار حسابداری خروجی گرفته می‌شود. ۲. فهرست مشتری‌ها از فایلی دیگر می‌آید. ۳. کسی ستون‌ها را تطبیق می‌دهد. ۴. جدول محوری ساخته می‌شود. ۵. اعداد با آنچه فروشنده‌ها می‌گویند مقایسه می‌شود. ۶. گزارش به مدیر می‌رسد، و تا آن موقع داده‌ها تغییر کرده‌اند.
سه نقطهٔ کندی
*جمع‌آوری:* داده در چند جا پخش است و هر بار باید دوباره کنار هم گذاشته شود.
*پاک‌سازی:* نام یک مشتری سه‌جور نوشته شده، تاریخ‌ها در قالب‌های متفاوت‌اند، یک ستون خالی است.
*قالب‌بندی:* هر مدیر قالب مخصوص خودش را می‌خواهد و برای هر درخواست تازه باید از اول شروع کرد.
گزارش دیر یعنی تصمیم دیر
اگر بدانید کدام محصول در هفتهٔ اول ماه خوب فروخته و کدام نه، می‌توانید سفارش خرید را اصلاح کنید. وقتی بدانید ماه بعد از پایان آن، کار از کار گذشته است. گزارش دیررس عملاً تاریخچه است، نه ابزار تصمیم.
گزارش در سامانهٔ یکپارچه
وقتی فروش، انبار و صورت‌حساب در یک پایگاه داده‌اند، «گزارش» دیگر یک پروژهٔ جمع‌آوری نیست، یک نمای دیگر از همان داده است. در Odoo اپ «فروش» گزارش تحلیلی خود را دارد که با نمای جدول محوری (Pivot) و نمودار (Graph) کار می‌کند؛ می‌توانید بر پایهٔ فروشنده، محصول یا ماه گروه‌بندی (Group By) کنید و فیلتر بگذارید، و نتیجه را برای دفعات بعد ذخیره کنید (علاقه‌مندی‌ها یا Favorites). تاریخ‌ها هم در ابرک با افزونهٔ جلالی پرو به شمسی نمایش داده می‌شود، یعنی «فروش آذر» همان چیزی است که انتظار دارید.
توجه: گزارش‌های مالی تخصصی‌تر، مثل ترازنامه، به اپ و نسخهٔ مشخصی بستگی دارند که باید جداگانه بررسی شود. در این مقاله فقط به گزارش‌های فروش اشاره کرده‌ایم.
پرسش‌هایی که به مدیر مالی کمک می‌کند
- کدام گزارش‌ها را هر ماه از صفر می‌سازیم؟
- یک عدد را از کجا می‌آوریم و چند جا ثبت می‌شود؟
- اگر همکار مسئول گزارش نباشد، چه کسی می‌تواند آن را بسازد؟
پاسخ به همین سه پرسش معمولاً نشان می‌دهد مشکل کجاست. اگر پاسخ‌ها شما را نگران کرد، نگرانی بجایی است.
گزارش‌های فروش و حساب‌ها در ابرک از همان سندهای ثبت‌شده ساخته می‌شوند؛ اپ حسابداری و اپ CRM را ببینید. هزینهٔ هر بسته در صفحهٔ قیمت‌ها آمده است.
