ساعت یازده شب است. صندوق‌دار پول‌ها را شمرده و رسید کارتخوان را هم کنارش گذاشته، ولی جمعشان با فروش سیستم نمی‌خواند. دویست هزار تومان کم است. فردا صبح هم کسی یادش نمی‌آید کدام سفارش بود. این صحنه در رستوران و فروشگاه هر دو آشناست و معمولاً دلیلش دزدی نیست. دلیلش این است که فروش، پول نقد و تراکنش کارتخوان سه جای جدا ثبت می‌شوند.
چرا صندوق با فروش نمی‌خواند
۱. روش پرداخت اشتباه ثبت شده. مشتری کارت کشیده، ولی صندوق‌دار سفارش را نقد بسته است. جمع کل درست است، اما نقد اضافه و کارت کم نشان می‌دهد.
۲. پرداخت چندتکه. سر میز رستوران سه نفر سهمشان را جدا می‌دهند، یکی نقد و دو تا کارت. اگر صندوق فقط یک روش بپذیرد، یکی از این‌ها جای اشتباه می‌نشیند.
۳. مرجوعی و تخفیف دستی. کالا برگشته و پول نقد پس داده شده، ولی در سیستم چیزی ثبت نشده است. یا تخفیفی شفاهی داده شده که فقط در ذهن صندوق‌دار مانده.
۴. پول خرد اول شیفت معلوم نیست. اگر کسی ننوشته باشد صبح چقدر پول در کشو بود، شب هیچ عددی برای مقایسه ندارید.
۵. تراکنش کارتخوان دیر به حساب می‌نشیند. فروش امشب ممکن است فردا یا پس‌فردا در صورت‌حساب بانک دیده شود. اگر مغایرت بانکی را با تاریخ فروش بگیرید، همیشه اختلاف می‌بینید.
بستن صندوق در فروش حضوری Odoo
اپ «فروش حضوری» (Point of Sale) در Odoo برای هر شیفت یک «جلسه» باز می‌کند. صندوق‌دار اول جلسه موجودی نقد کشو را وارد می‌کند. هر سفارش با روش پرداخت خودش ثبت می‌شود: نقد، کارت یا هر روشی که تعریف کرده‌اید. یک سفارش را هم می‌شود با چند روش تسویه کرد. در حالت رستوران، صورت‌حساب یک میز را می‌توان بین چند نفر تقسیم کرد.
آخر شیفت، صندوق‌دار نقد کشو را می‌شمارد و عدد را در فرم بستن جلسه وارد می‌کند. سیستم کنارش نشان می‌دهد طبق سفارش‌ها چقدر باید باشد. اختلاف همان‌جا دیده می‌شود، نه یک هفته بعد. اگر اختلاف از حدی که مدیر تعیین کرده بیشتر باشد، بستن جلسه اجازهٔ مدیر می‌خواهد.
از صندوق تا دفتر حسابداری
با بستن جلسه، Odoo سند فروش آن شیفت را در اپ «حسابداری» ثبت می‌کند. فروش نقد به حساب صندوق می‌رود و فروش کارتی به حساب واسطه‌ای که برای کارتخوان تعریف کرده‌اید. اختلاف شمارش هم در حساب جداگانه‌ای می‌نشیند، پس پنهان نمی‌ماند.
وقتی صورت‌حساب بانک را وارد می‌کنید، واریزهای کارتخوان را با همان حساب واسطه تطبیق می‌دهید. هر واریزی که با فروش یک روز جفت نشد، نشانهٔ جایی است که باید بررسی شود. این کار هر روز چند دقیقه طول می‌کشد، ولی آخر ماه از یک روز کامل گشتن در فایل‌ها جلوگیری می‌کند.
چند عادت ساده که بیشتر از نرم‌افزار اثر دارند
هر صندوق‌دار جلسهٔ خودش را باز کند و ببندد. اگر دو نفر از یک کشو برداشت کنند، اختلاف را به هیچ‌کدام نمی‌شود نسبت داد. مرجوعی را همیشه در سیستم ثبت کنید، حتی اگر پولش را نقد پس داده‌اید. و گزارش بستن هر شب را نگه دارید. اختلاف کوچکی که هر شب تکرار شود، الگو دارد و از گزارش‌ها پیدا می‌شود.
هیچ نرم‌افزاری جلوی پولی را که بی‌ثبت از کشو برداشته شود نمی‌گیرد. کاری که از دستش برمی‌آید این است که اختلاف را همان شب نشان بدهد و بگوید از کدام شیفت و کدام روش پرداخت آمده است.
برای دیدن جلسهٔ صندوق و پرداخت چندتکه، اپ فروش حضوری ابرک را ببینید. ثبت سند و تطبیق بانک در اپ حسابداری انجام می‌شود. بسته‌ها و قیمت‌ها در صفحهٔ قیمت‌ها آمده است.
