تصویر آشنایی است: حسابداری در یک نرم‌افزار دسکتاپ، فهرست مشتری‌ها در دفترچه یا اکسل، سفارش‌ها در تلگرام یا واتس‌اپ، انبار در فایلی دیگر و گزارش مدیریتی در فایل پنجم. هیچ‌کدام از این ابزارها اشتباه انتخاب نشده‌اند؛ هر کدام در زمان خودش مسئلهٔ همان روز را حل کرده است. مشکل مجموعه است.
چهار هزینهٔ پنهان
۱. تایپ دوباره. یک مشتری سه جا ثبت می‌شود: در فروش، در حسابداری، در یادداشت پیگیری. هر ثبت تازه فرصتی برای اشتباه است.
۲. حقیقت‌های متضاد. شماره تلفن مشتری در یک جا به‌روز شده و در جای دیگر نه. وقتی دو عدد باهم نمی‌خوانند، کسی باید داوری کند.
۳. وابستگی به آدم‌ها. اگر فقط یک نفر می‌داند کدام فایل را کجا بگذارد، آن فرد گلوگاه کسب‌وکار است.
۴. دید ناقص. مدیر نمی‌تواند در یک نگاه ببیند «از اولین تماس با مشتری تا آخرین فاکتور چه گذشته است».
پراکندگی چطور رشد می‌کند
هیچ تیمی تصمیم نمی‌گیرد که پراکنده باشد. هر نیاز تازه یک ابزار تازه می‌آورد. سه سال بعد، ابزارها کنار هم نشسته‌اند و کسی نمی‌داند کدام را بدون خطر می‌شود حذف کرد.
گام‌های جمع‌کردن
- فهرست بردارید. ببینید چه کارهایی را در کدام ابزار انجام می‌دهید و چه کسی با کدام ابزار کار می‌کند.
- ببینید داده در کجا تکرار شده. مشتری، کالا و فاکتور معمولاً بیشترین تکرار را دارند.
- کم‌دردسرترین بخش را اول ببرید. بسیاری از تیم‌ها فروش و مشتری‌ها را اول یکپارچه می‌کنند.
- داده را درون‌ریزی کنید و موازی کار نکنید. مدت طولانی کار با دو سیستم دوباره پراکندگی می‌سازد.
سامانه‌ای مثل Odoo برای همین ساخته شده که این اپ‌ها در یک پایگاه داده کنار هم باشند: «مخاطبین» (Contacts) برای مشتری و تأمین‌کننده، «فروش»، «خرید»، «انبار»، «صورت‌حساب» و «CRM». مشتری یک بار ثبت می‌شود و در همهٔ اپ‌ها یکی است. روی هر رکورد هم بخش گفتگو و یادداشت (Chatter) و فعالیت‌ها (Activities) هست تا پیگیری‌ها به جای پیام‌رسان، کنار خود رکورد بمانند.
پرسش‌هایی پیش از انتخاب
- داده‌های ما را چطور می‌شود از سامانهٔ فعلی بیرون آورد؟
- نرم‌افزار جدید فارسی و تاریخ شمسی را کامل پشتیبانی می‌کند یا فقط ظاهرش را؟
- چه کسی از تیم ما باید آموزش ببیند؟
ابرک فروش، انبار، حسابداری و CRM را روی یک پایگاه داده نگه می‌دارد. دربارهٔ زیرساختش در صفحهٔ ابر ابرک بخوانید و بسته‌ها را در صفحهٔ قیمت‌ها ببینید.
