هر انباردار این جمله را شنیده است: «طبق دفتر باید ده‌تا باشد، چرا هفت‌تاست؟» اختلاف موجودی تقریباً در همهٔ کسب‌وکارهایی که کالا نگه می‌دارند پیش می‌آید. خبر خوب اینکه بیشتر دلایلش قابل شناسایی است.
پنج دلیل رایج
۱. خروج بدون ثبت. کالایی برای نمونه یا فروش حضوری رفته و فقط در حافظهٔ انباردار مانده است.
۲. ثبت دیرهنگام. ورود کالا امروز اتفاق می‌افتد، اما در دفتر هفتهٔ بعد ثبت می‌شود. در این فاصله موجودی دفتر و قفسه با هم فرق دارد.
۳. جای کالا مشخص نیست. وقتی آدرس مشخص برای هر کالا نیست، کالا «گم» می‌شود، یعنی هست اما کسی پیدایش نمی‌کند.
۴. واحد اندازه‌گیری متفاوت. خرید به کارتن، فروش به عدد و انبار به بسته. بدون تبدیل واحد روشن، اعداد با هم نمی‌خوانند.
۵. چند فایل، چند حقیقت. فروش یک فایل دارد و انبار یکی دیگر. هیچ‌کدام دروغ نمی‌گویند، فقط یک‌جا نیستند.
نظم‌دادن گام‌به‌گام
در اپ «انبار» (Inventory) Odoo چند ابزار بومی برای همین مسئله هست:
نکتهٔ مهم این است که همین اپ به فروش و خرید وصل است. وقتی فروشنده سفارش ثبت می‌کند، انبار می‌بیند چه چیزی باید خارج شود، و موجودی از همان سند کم می‌شود.
شمارش دوره‌ای
نظم یک‌بار شدنی نیست. بهتر است بخشی از کالاها را در بازه‌های مشخص بشمارید، مثلاً هر هفته یک قفسه، و اختلاف را ثبت کنید. با گذشت زمان الگوی اختلاف‌ها دیده می‌شود: همیشه از یک قفسه، همیشه از یک کالا، همیشه در یک روز.
آنچه نباید انتظار داشت
هیچ نرم‌افزاری نمی‌تواند جای نظم فیزیکی را بگیرد. اگر کالا بدون ثبت از قفسه برداشته شود، سامانه نمی‌داند. سامانه فقط ثبت را آسان و ردیابی‌پذیر می‌کند؛ عادت ثبت‌کردن را تیم باید بسازد.
برای دیدن ثبت ورود و خروج، انتقال و شمارش در یک جا، اپ انبار ابرک را ببینید. بسته‌ها و هزینه‌ها در صفحهٔ قیمت‌ها آمده است.
