در بیشتر کسب‌وکارهای ایرانی، «دفتر چک» یک اکسل جداست که هیچ ربطی به نرم‌افزار حسابداری ندارد — و آخر هر ماه، مغایرت‌گیری بین این دو، ساعت‌ها وقت می‌گیرد. راه درست: چک باید داخل خود سیستم حسابداری زندگی کند و هر تغییر وضعیتش خودش سند بزند. این دقیقاً کاری است که ماژول چک حسابداری ایران ابرک روی اودوو می‌کند.
چرخه چک دریافتی چطور ثبت می‌شود؟
دریافت چک از مشتری ← سند خودکار «چک نزد صندوق / بستانکار حساب مشتری». واگذاری به بانک ← «در جریان وصول / چک نزد صندوق». وصول ← «بانک / در جریان وصول». برگشت ← معکوس به حساب دریافتنی مشتری (و امکان دریافت مجدد پس از رفع سوءاثر یا عودت فیزیکی). خرج‌کردن چک به شخص دیگر (ظهرنویسی) هم پشتیبانی می‌شود: «پرداختنی گیرنده / چک نزد صندوق». نتیجه: مانده‌ی حساب‌های ۱۱۱۲۰۳ (چک نزد صندوق) و ۱۱۱۲۰۱ (در جریان وصول) همیشه با فهرست فیزیکی چک‌ها یکی است.
چک پرداختی و دسته‌چک چطور؟
برای هر حساب بانکی دسته‌چک تعریف می‌کنید (سریال شروع/پایان)؛ شماره چک بعدی خودکار پر می‌شود. صدور ← سند «پرداختنی طرف / اسناد پرداختنی» و پاس‌شدن ← «اسناد پرداختنی / بانک». چاپ روی برگه چک و رسید تحویل هم آماده است.
چک صیادی چه جایگاهی دارد؟
طبق قانون جدید چک، هر برگه چک یک شناسه ۱۶ رقمی صیاد دارد که ثبت و انتقال آن در سامانه صیاد الزامی است. در افزونه ابرک این شناسه روی هر چک ثبت و اعتبارسنجی می‌شود (دقیقاً ۱۶ رقم) تا هم پیگیری حقوقی آسان باشد هم گزارش چک‌ها با سامانه صیاد قابل تطبیق.
سررسیدها را چطور مدیریت کنم؟
نمای تقویم سررسیدها، کانبان وضعیت‌ها، فیلتر «سررسید گذشته» و «این هفته»، و کرون یادآوری که ۳ روز قبل از سررسید، فعالیت روی میز کار خزانه‌دار می‌گذارد (و در صورت فعال‌بودن هاب اعلان ابرک، پیامک هم می‌فرستد). تاریخ‌ها شمسی نمایش داده می‌شوند.
شروع: اپ حسابداری ایران را فعال کنید — ماژول چک همراه آن نصب می‌شود. قیمت در صفحه قیمت‌گذاری.
وضعیت‌های چک و سند حسابداری متناظر
اشتباه رایج، ثبت چک به‌عنوان «نقد» در لحظهٔ دریافت است. نتیجه‌اش موجودی نقدی متورم و ترازی است که واقعیت را نشان نمی‌دهد. هر وضعیت چک، سند خودش را دارد.
| وضعیت | چه اتفاقی افتاده | اثر حسابداری |
|---|---|---|
| دریافت‌شده | چک از مشتری گرفته شده، هنوز به بانک نرفته | بدهکار «اسناد دریافتنی»، بستانکار حساب مشتری |
| در جریان وصول | به بانک سپرده شده، سررسید نرسیده | انتقال به حساب واسط اسناد در جریان وصول |
| وصول‌شده | مبلغ به حساب نشسته | بدهکار بانک، بستانکار اسناد در جریان وصول |
| برگشتی | چک بدون محل بوده | بازگشت بدهی به حساب مشتری + ثبت هزینهٔ برگشت |
| خرج‌شده به غیر | چک به تأمین‌کننده منتقل شده | تسویهٔ بدهی تأمین‌کننده بدون خروج نقد |
| پرداختنی صادرشده | چک شما به تأمین‌کننده داده شده | بستانکار «اسناد پرداختنی»، بدهکار حساب تأمین‌کننده |
چهار کنترل که مشکلات چک را پیش از وقوع می‌گیرد
- سقف اعتبار چک هر مشتری: مجموع چک‌های وصول‌نشدهٔ هر طرف حساب را محدود کنید؛ ریسک متمرکز روی یک مشتری بزرگ‌ترین خطر نقدینگی است.
- یادآور سررسید هفتگی: فهرست چک‌های سررسید هفتهٔ آینده، هم برای وصول و هم برای تأمین موجودی چک‌های پرداختنی.
- تفکیک حساب واسط: «اسناد در جریان وصول» باید حسابی جدا از بانک باشد، وگرنه مغایرت‌گیری بانکی غیرممکن می‌شود.
- ثبت استعلام صیادی در پرونده: نتیجهٔ استعلام را پیوست چک نگه دارید تا در اختلاف بعدی مستند داشته باشید.
پس از وصول، تطبیق با صورتحساب بانک گام بعدی است: تطبیق حساب بانکی. ساختار کدینگ حساب‌های واسط هم در حسابداری ایرانی روی اودوو آمده است.
