پاسخ کوتاه: برای وصل کردن دستگاه حضور و غیاب به اودو، برای هر دستگاه یک نشانی و کلید در ابرک می‌سازید، همان را در تنظیمات سرور ابری دستگاه وارد می‌کنید و کارمندان را با کد پرسنلی به پرونده‌شان وصل می‌کنید. دستگاه فقط به اینترنت نیاز دارد. IP ثابت، باز کردن پورت مودم و نصب برنامه روی رایانهٔ دفتر لازم نیست.
چرا دستگاه را به اودو وصل کنیم؟
بیشتر دستگاه‌های حضور و غیاب ترددها را در نرم‌افزار جدای خودشان نگه می‌دارند. هر ماه کسی باید فایل را بگیرد، ستون‌ها را مرتب کند و در حقوق وارد کند. این کار وقت می‌گیرد و هر بار جای خطا دارد. وقتی دستگاه مستقیم به اودو بفرستد، ترددها همان لحظه به پروندهٔ کارمند می‌رسند و از همان‌جا به کارکرد و اضافه‌کار و در نهایت حقوق می‌رسند.
پیش از شروع چه چیزی آماده باشد؟
سه چیز کار را خیلی سریع‌تر می‌کند. اول فهرست کارمندان با کد پرسنلی درست، چون اتصال کاربر دستگاه به کارمند با همین کدها انجام می‌شود. دوم مدل دستگاه و نسخهٔ منوی آن، که معمولاً در برچسب پشت دستگاه یا راهنمای آن نوشته شده است. سوم یک نفر در محل که بتواند در لحظهٔ تنظیم دستگاه کنارش باشد و یک تردد آزمایشی بزند. اگر این سه را داشته باشید، تنظیم اولیه معمولاً در چند دقیقه تمام می‌شود.
اگر کد پرسنلی بعضی کارمندان هنوز مشخص نیست، بهتر است پیش از اتصال دستگاه آن‌ها را در پروندهٔ کارمند کامل کنید. وگرنه ترددهایشان در صف بی‌نگاشت می‌ماند و بعداً باید دستی وصل شوند.
گام اول: ساخت نشانی و کلید دستگاه
در ابرک بخش حضور و غیاب را باز کنید و برای دستگاه تازه یک نشانی اختصاصی بسازید. سیستم کلید محرمانه‌ای هم برای همان دستگاه می‌سازد. کلید را همان لحظه جایی امن نگه دارید، چون در تنظیم دستگاه لازم است.
برای هر دستگاه یک نشانی جدا بسازید. اگر چند دستگاه را با یک نشانی تنظیم کنید، تشخیص اینکه تردد از کدام دستگاه آمده سخت می‌شود.
گام دوم: تنظیم دستگاه
در منوی دستگاه، بخش «سرور ابری» یا ADMS را پیدا کنید. اگر دستگاه شما این بخش را ندارد، احتمالاً مدل آن از مسیر ارسال مستقیم پشتیبانی نمی‌کند و باید از راه درون‌ریزی فایل بروید. نشانی و کلید را در این بخش وارد کنید. سریال دستگاه هم باید با سریالی که در ابرک ثبت کرده‌اید یکی باشد. اگر یکی نباشد، دستگاه پذیرفته نمی‌شود، که این کار عمدی است و از وصل شدن دستگاه ناشناس جلوگیری می‌کند.
بعد از ذخیره، دستگاه را به اینترنت وصل نگه دارید. نیازی به تنظیم مودم یا IP ثابت نیست.
گام سوم: یک تردد آزمایشی بزنید
یک بار با یکی از کارمندان انگشت یا کارت بزنید، و بعد صفحهٔ عیب‌یابی را باز کنید. آخرین درخواست‌های دستگاه همان‌جا با وضعیت هر کدام دیده می‌شوند. اگر ثبت شده باشد، همان را در داشبورد هم می‌بینید. اگر پیام خطا دیدید، پیش از ادامه آن را برطرف کنید؛ معمولاً یکی از سه مورد زیر است.
گام چهارم: کارمندان را به دستگاه وصل کنید
هر کاربر روی دستگاه یک کد دارد که لازم نیست با کد پرسنلی یکی باشد. مهم این است که در ابرک، کد هر کارمند را به همان کاربر دستگاه وصل کنید. برای این کار از بارکد کارمند استفاده می‌شود. وقتی کد کاربر دستگاه و کد کارمند ثبت شد، ترددهای بعدی خودکار به پرونده‌اش می‌روند.
ترددهایی که کاربرشان هنوز به کارمندی وصل نیست، در صف بی‌نگاشت می‌مانند. آن‌ها را از ویزارد دستی وصل کنید. با این کار ترددهای مانده همان لحظه پردازش می‌شوند و چیزی گم نمی‌شود.
چطور ترددها به حضور و غیاب تبدیل می‌شوند؟
هر تردد یک رویداد است، نه یک حضور کامل. ابرک ورود و خروج را جفت می‌کند و یک روز کاری می‌سازد. چند نکته اینجا مهم است:
- انگشت‌زدن دوباره در چند ثانیه نادیده گرفته می‌شود. این بازهٔ زمانی را در تنظیمات تغییر دهید تا با رفتار واقعی دستگاه‌هایتان جور باشد.
- شیفت شبی که از نیمه‌شب می‌گذرد، به همان شیفت وصل می‌شود، نه به روز بعد.
- اگر کسی خروج را فراموش کند، شیفتش در پایان همان شیفت بسته می‌شود و با علامت «نیازمند بازبینی» به مدیر می‌رسد.
- ساعت دستگاه گاهی اشتباه است. ابرک این اختلاف را تشخیص می‌دهد و منطقهٔ زمانی هر دستگاه را جدا می‌گیرد.
عیب‌یابی خطاهای رایج
کلید غلط: نشانی یا کلیدی که روی دستگاه وارد کرده‌اید با ابرک یکی نیست. کلید را دوباره کپی کنید و بررسی کنید فاصله یا حرف اضافه‌ای نباشد.
سریال ناهمخوان: دستگاه با سریالی که برایش ثبت کرده‌اید فرستاده نمی‌شود. سریال را از منوی دستگاه بخوانید و در ابرک با همان یکی کنید. اگر دستگاه را عوض کرده‌اید، دستگاه تازه را ثبت کنید.
قالب ناخوانا: فایل ورودی یا داده‌ای که دستگاه فرستاده با قالب انتظارشده نمی‌خواند. این معمولاً در درون‌ریزی فایل پیش می‌آید. ستون‌ها و تاریخ را با قالب ابرک یکی کنید؛ تاریخ شمسی و میلادی هر دو پذیرفته می‌شود.
در صفحهٔ عیب‌یابی، هر درخواست پیام فارسی خودش را دارد که می‌گوید مشکل کجاست و چه کاری لازم است. اگر پیام با هیچ‌کدام از این سه مورد جور نبود، آخرین درخواست را نگه دارید و پیش از هر کار دیگری به آن نگاه کنید.
چه زمانی درون‌ریزی فایل بهتر است؟
اگر دستگاه شما ارسال مستقیم ندارد، یا اینترنت محل کار قطع و وصل می‌شود، فایل خروجی دستگاه را بگیرید و از راه درون‌ریزی وارد کنید. فلش یا فایل CSV هر دو پذیرفته می‌شوند. این کار برای دفترهایی که اینترنت پایدار ندارند هم مناسب است و تاریخ‌ها می‌توانند شمسی یا میلادی باشند.
چند شعبه؟ شرکت‌های مختلف؟
هر شرکت داده‌ی جدا دارد و هر شرکت می‌تواند چند شعبه داشته باشد. دستگاه هر شعبه را جدا تعریف کنید تا گزارش‌ها با هم قاطی نشوند.
بعد از اتصال چه چیزی تغییر می‌کند؟
در ماه‌های بعد دیگر فایل نمی‌گیرید. داشبورد نشان می‌دهد کدام دستگاه‌ها برخط‌اند، ترددهای امروز چقدر است و چه مواردی منتظر بازبینی است. دستیار هوش مصنوعی ابرک هم می‌تواند بپرسد «امروز چه کسانی نیامده‌اند؟» و جواب بگیرد. این دستیار فقط خواندنی است.
هزینه و شروع کار
اتصال دستگاه روی حضور و غیاب هوشمند ابرک فعال می‌شود و ۲٬۵۰۰٬۰۰۰ ریال به‌ازای هر کاربر در ماه هزینه دارد. ابرک ۱۴ روز آزمایش رایگان دارد. اگر دستگاهتان را هم دارید، صفحهٔ حضور و غیاب هوشمند را ببینید و برای ساخت حساب از شروع کار با ابرک اقدام کنید.
